Mina dokument/Mina bilder

Mina dokument/Mina bilder kommer du åt genom att först klicka på Mina funktioner  och sedan Mina dokument/Mina bilder . När du gjort detta öppnas ditt personliga dokumentarkiv/bildarkiv och dina lagrade dokument/bilder visas. Du kan skapa kataloger, byta namn på dokument/bilder och ladda upp eller ta bort existerade dokument/bilder från ditt dokumentarkiv/bildarkiv.

• Mina dokument/Mina bilder

1. Ladda upp dokument/bilder

För att ladda upp ett dokument/en bild gör du så här:

1. Välj Mina dokument eller Mina bilder  under Mina funktioner .
2. Klicka på mappen Mina dokument/Mina bilder . Dina personliga dokument/bilder visas nu i huvudfönstret till höger.
3. Välj katalog i dokumentarkivet/bildarkivet. Vill du lägga ditt dokument/bild i en annan katalog klickar du på denna i dokumentarkivet/bildarkivet. Vill skapa en ny katalog klickar du på knappen Ny Mapp  och skriver det namn du vill ha. Sedan klickar du på den nya katalogen i dokumentarkivet/bildarkivet.
4. Klicka på knappen Ladda upp fil .
5. Välj vilken eller vilka dokument/bilder du vill ladda upp. Du kan ladda upp fyra dokument/bilder i taget.
6. Klicka på knappen Skicka filer och de lagras i den katalog som du har valt.

Du kan också använda Dra & Släpp-funktionen genom att göra så här:

1. Gör samma som punkt 1-4 ovan.
2. Leta fram det dokument som du vill ladda upp i t.ex. Windows® Utforskaren. Klicka på dokumentnamnet och håll inne musknappen hela tiden.
3. Flytta muspekaren till det streckade området i fönstret Ladda upp filer och släpp sedan knappen. Dokumentet laddas nu upp till ditt rumsarkiv. OBS: Detta kräver att din webbläsare stöder HTML5.

2. Skapa kataloger

Vill du strukturera dina dokument/bilder och lagra dom i lämpliga kataloger klickar du på knappen Ny mapp . I dialogrutan som öppnas väljer du vilket namn din katalog skall ha och klickar på Spara. Din nya katalog är nu skapad och du kan klicka på denna för att därefter ladda upp dokument/bilder hit.

3. Flytta dokument/bilder

​

1. Vill du flytta några av dina lagrade dokument/bilder väljer du vilken eller vilka dokument/bilder du vill flytta genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka på knappen Klipp ut .
3. Nu kan du navigera till den önskade katalogen. När du gjort detta klickar du på knappen Klistra in  Dina dokument/bilder har nu bytt plats.

4. Radera dokument/bilder

​

1. När du vill radera ett dokument/bild från arkivet väljer du vilken eller vilka dokument/bilder du vill radera genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Därefter klickar du på knappen Ta bort  och de markerade dokumenten/bilderna är nu borta. OBS: Detta steg går inte att ångra.

5. Redigera egenskaper för dokument/bilder

Du kan också byta namn på ditt dokument/din bild eller ändra egenskaperna för det. Detta kan göras på två sätt:

Alternativ 1

1. Välj vilket dokument/vilken bild du vill ändra namn på genom att markera kryssrutan bredvid namnet.
2. Därefter klickar du på knappen Egenskaper .
3. I dialogrutan som nu öppnas kan du ändra namn på dokumentet/bilden. OBS: När du befinner dig i Mina dokument/Mina bilder, har du endast möjlighet att ändra namn på dokumentet. Övriga möjligheter är bortkopplade och de kommer du endast åt via Dokument/Bilder.

Alternativ 2

1. Klicka på ikonen för dokumentet/bild bredvid dokumentnamnet/bildnamnet.
2. I dialogrutan som nu öppnas kan du ändra namn på dokumentet/bilden. OBS: När du befinner dig i Mina dokument/Mina bilder, har du endast möjlighet att ändra namn på dokumentet. Övriga möjligheter är bortkopplade och de kommer du endast åt via Dokument/Bilder.

6. Versionshantering av dokument/bilder

Om du vill arbeta med olika versioner av ett dokument/en bild göra du så här:

1. Klicka på versionsnumret efter dokumentnamnet/bildnamnet.
2. Om du vill öppna en tidigare version av ett dokument/en bild, väljer du vilken version du vill öppna i rutan Version och klickar sedan på knappen Öppna. Notera att du endast kan öppna dokument/bild för läsning på detta sätt, INTE för redigering direkt.
3. Du kan även ta bort en tidigare version av ett dokument/bild genom att välja vilken version du vill ta bort i rutan Versioner och sedan klicka på knappen Ta bort. Notera att du INTE kan ta bort den sista versionen av ett dokument/en bild.
4. I rutan Versionsinformation kan du se när de olika versionerna har skapats och av vem. Denna information är genererad av systemet och kan INTE ändras.
5. Om du vill skapa en godkänd huvudversion av ett dokument (1.0, 2.0, 3.0 etc) så klickar du på knappen Skapa ny huvudversion.

7. Kopiera dokument/bilder

1. När du vill kopiera ett dokument/en bild gör du detta genom att markera kryssrutan bredvid dokumentnamnet/bildnamnet med musen för det eller de dokument/bilder du vill kopiera.
2. Klicka på knappen Kopiera .
3. Navigera dig fram till den katalog som du vill lagra de kopierade dokumenten/bilderna i och klicka på knappen Klistra in .

8. Redigera dokument/bilder

När du vill redigera ett dokument så finns det två alternativ. Antingen sparar du ner dokumentet på din dator först, öppnar och redigerar det där och laddar sedan upp det till rummet igen, eller också öppnar du dokumentet direkt från dokumentarkivet, redigerar dokumentet och sparar sedan tillbaka det till projektrummet (detta kräver att du använder ProjectCoordinator Desktop). OBS: Om du bara har läsrättigheter för dokumentet kommer det att öppnas i skrivskyddat läge, och du kan då inte redigera och spara tillbaka det utan att först spara om det.

• Spara lokalt först

1. Klicka på dokumentnamnet i dokumentarkivet.
2. Du får nu upp en fråga om du vill öppna dokumentet eller spara det på din dator. Tryck Spara eller Spara som och välj sedan var på din dator du vill spara dokumentet, i rutan som kommer upp.
3. Öppna dokumentet och redigera det. När du är färdig med din redigering klickar du på Spara  och stänger sedan dokumentet.
4. Ladda sedan upp dokumentet igen genom att antingen klicka på Ladda upp filer  eller leta fram det dokument som du vill ladda upp i t.ex. Windows® Utforskaren och ladda upp det genom att använda Dra & Släpp-funktionen.

• Redigera direkt (fungerar bara om du har DMK installerat, eller använder ProjectCoordinator Desktop)

1. Klicka på dokumentnamnet i dokumentarkivet.
2. Du får nu upp en fråga om du vill öppna dokumentet eller spara det på din dator. Välj Öppna, och ditt dokument öppnas i tillhörande program (Word®, Excel® etc.). OBS: I ProjectCoordinator Desktop öppnas dokumentet automatiskt, om du har en programvara installerad som kan öppna filformatet.
3. När du är färdig med din redigering klickar du på Spara  och stänger sedan dokumentet.
4. Du får nu upp en fråga (gäller endast DMK) om du vill spara ändringarna till rummet. Svara Ja och sedan OK. Ditt dokument är nu lagrat i dokumentarkivet som senaste versionen. OBS: Du kan inte byta vy i ditt dokumentarkiv medan du håller på att redigera dokumentet direkt mot projektarkivet, om du vill att det ska sparas tillbaka automatiskt. Om du byter vy, dvs går till en annan katalog i dokumentarkivet eller byter till t.ex. Kalender, kommer du inte att få frågan om du vill spara ändringarna till rummet.

9. Nytt dokument baserat på befintligt

När du vill skapa ett nytt dokument baserat på ett befintligt kan detta göras på två sätt:

Alternativ 1

1. Välj vilket dokument du vill basera på genom att markera kryssrutan bredvid namnet.
2. Därefter klickar du på knappen Ny baserad på .
3. Välj Ny baserad på förval i listan som kommer ner.
4. Ange namn för det nya dokumentet i rutan som kommer upp. Klicka på Spara när du är klar.

Alternativ 2

1. Klicka på knappen Ny baserad på .
2. Gå sedan till Välj ... i listan som kommer ner och flytta muspekaren in i rutan Ny baserad på som kommer fram.
3. Välj vilket dokument du vill basera på genom att klicka på dokumentnamnet i trädet.
4. Ange namn för det nya dokumentet i rutan som kommer upp. Klicka på Spara när du är klar.

10. Nytt officedokument

Om du vill skapa ett nytt tomt officedokument för du bara markören över knappen Nytt officedokument  och väljer sedan vilken typ av dokument du vill skapa genom att klicka på en av de sex knapparna Nytt Word-dokument, Nytt Word 2007-dokument, Nytt Excel-kalkylblad, Nytt Excel 2007-kalkylblad, Ny Powerpoint-presentation eller Ny Powerpoint 2007-presentation.

11. Genvägar

Se beskrivning under Arbeta med dokument i rummet.