Juridisk dokumenthantering

Ända sedan förverkligandet av Sarbanes Oxley Act i USA, har effektiv dokumenthantering och arkivering blivit en nödvändighet för god bolagsstyrning och finansiell rapportering. Organisationer är enligt lag skyldiga att behålla vissa dokument under fördefinierade perioder. Två viktiga funktioner i dokumenthanteringssystemet ökar tillåtlighet och bevisvärde för elektroniska dokument: (1) möjligheten att frysa ett dokument så att det inte kan ändras och (2) en verifieringskedja så att eventuella förändringar eller åtgärder till ett dokument registreras i databasen.

En av de största utmaningarna för advokatbyråer är det växande antalet elektroniska dokument och det att kravet att bibehålla är filerna omfattande. En del informationsregister lämnas ofta oklassificerade i advokaternas inkorgar och personliga mappar och många av företagen har ingen möjlighet att koppla de fysiska filerna till de elektroniska filerna, för ett komplett ärenderegister. Registerpersonal och IT-personal måste samarbeta för att se till att alla poster, oavsett medietyp eller ursprung, hanteras konsekvent och enligt samma taxonomi- och bevarande. Utan en systematisk process för att klassificera, behålla, hämta och bortskaffa poster ökar riskexponeringen för företagen och för deras kunder.

Majoriteten av det arbete som utförs vid advokatbyråer är dokumentfokuserat. Inlagor, kontrakt, arrenden, depositionsavskrifter - alla pågående arbete om klienter/ärenden ska vara lätt åtkomliga. Advokatbyråer behöver ett säkert och skalbart dokumentarkiv som ger advokat eller jurist och deras stödpersonal effektiv tillgång till information om fallen. Andra parter som rättsförande team, kunden eller motpartens ombud kan också behöva delta i juridiska processer. Dessa intressenter förväntar sig tillgång till elektroniska dokument både under kontorstid och på distans hemifrån eller när under resa, så åtkomst via ett webbgränssnitt eller via handhållna enheter är viktigt.

Att kunna hålla koll på möten och uppgifter, organisera möten och ta vara på utfallet spelar en viktig roll i framgången för en advokatbyrå.

Effektiv dokumenthantering

Enkel åtkomst till dokument utan att äventyra säkerheten, strukturerad förvaring av uppgifter, varningar och anmälan av förändringar, tillgång när som helst var som helst, versionshantering och loggning av förändringar och samarbetsmöjligheter spelar en viktig roll i ett effektivt dokumenthanteringssystem. Designtechs ProjectCoordinator ® kan ta hand om alla viktiga aspekter av ett dokumenthanteringssystem. Det används av tusentals användare från olika delar av världen för att samarbeta och hantera sina dokument och register, ProjectCoordinator ® är känt som en av de bästa samarbetslösningarna med omfattande dokumenthanteringskapacitet som finns på marknaden.

Säkerhet är nyckeln

LAtt lämnar era journaler oklassificerade och inte ha rätt behörighet för era register kan leda till katastrof i en advokatbyrå. Med mer än ett decennium av forskning och beprövad erfarenhet kan Designtechs ProjectCoordinator ® effektivisera säkerhetsaspekter när det gäller dokument- och innehållshantering. Det gör det enkelt att organisera dokument med detaljerad rättighetshantering som ger organisationen fullständig kontroll över handlingar och personer som har åtkomst dem.

Dra nytta av teamkonceptet

Lämnar någon någonsin ert företag? Får ni kämpa med att hålla reda på tilldelade fall eller belastningen av olika fall? ProjectCoordinator ® innehåller ett sant teamkoncept för fall och arbetsflödeshantering genom att dela och integrera de olika ansvarsområden och arbetsprodukter för advokater, juridiska assistenter, administratörer och personal. Med ProjectCoordinator ® har du möjlighet att automatiskt hantera personer som gruppmedlemmar. Så, ni kan snabbt tilldela eller omfördela ett mål till en grupp människor, övervaka ärendebelastning – lätt och enkelt.

Tillgång när som helst, var som helst

Oavsett om man är hemma eller på ett hotellrum, spelar möjligheten att alltid ha tillgång till uppgifterna en viktig roll för produktivitet och maximalt utnyttjande av tiden. Alla kontakter och dokument finns i ProjectCoordinator ® och med det webbaserade gränssnittet kan du alltid komma åt dem.

Hantera dina filer från skrivbordet i Windows med samma utseende och känsla

Du kan skapa en virtuell enhet på skrivbordet och göra kopplingen över Internet till en säker, delad virtuell hårddisk som möjliggör för användaren att öppna och redigera dokument och filer som lagras på servern lika lätt som om de fanns på användarens egen dator.

Offline synkronisering

Att arbeta med dokument och innehåll under resor eller offline är viktigt eftersom det kan bidra till att avsluta eftersläpningar och brådskande uppgifter utanför den vanliga jäktiga kontorsmiljön. Många användare brukar kopiera filer fram och tillbaka mellan servern och sin bärbara dator så att de kan fortsätta arbeta medan de är borta från kontoret. Man kan välja valfritt antal kataloger eller filer som man måste komma åt när man kopplas bort från Internet, spara dessa filer lokalt, vilket möjliggör redigering och hantering dessa filer offline, och sedan laddas de automatiskt upp nästa gång användaren ansluter till Internet. Detta gör ProjectCoordinator ® unikt när det gäller offline filhantering.

Korrekt versionshantering

Hur ofta har vi sökt igenom våra filer och undrat vilken version av ett dokument är det senaste? ProjectCoordinator ® tillåter ett enda dokument att ha flera versioner och användare kan titta på en versionshistorik.

Automatisk säkerhetskopiering

Automatisk online backup ger säkert skydd av de av användarens kataloger som inte redan finns på servern, t.ex. användarens Mina dokument-mappar. IT-avdelningar kan förinställa destination för en användares säkerhetskopia eller användare kan välja sin egen plats. Valda filer kan säkerhetskopieras regelbundet utan att man själv behöver komma ihåg det varje gång.

Hantera dina mikro-webbplatser själv

ProjectCoordinator's online content management med WYSIWYG-gränssnitt kan hjälpa även icke-tekniska användare att enkelt hantera innehållet på webbsidorna och utan krångel publicera regelbundet.

Software as a Service

Alltfler organisationer, inklusive advokatbyråer använder hyrd plats på nätet som dokumenthanteringssystem. Fördelarna, särskilt för mindre organisationer inkluderar införandehastighet och att man sänker direkt driftskostnaderna. ProjectCoordinator ® kan göras till en lagringsplats hos organisationerna själva eller så kan man komma åt den som en tjänst. Detta hjälper dem att minska den totala ägandekostnaden.

Slutsats

Det finns många faktorer att tänka på när ni väljer rätt programför dokumenthantering för er organisation. För advokatbyråer bör särskild uppmärksamhet ägnas åt användarvänlighet, snabbhet i genomförandet, versionskontroll för dokument, tillgång när som helst var som helst, ett säkert och skalbart dokumentarkiv och effektiva lagringsmöjligheter. Alltfler organisationer använder en värd på nätet som dokumenthanteringssystem. Fördelarna, särskilt för mindre organisationer, inkluderar snabbt införande och sänker direkt driftskostnaderna. Med ett decennium av erfarenhet av dokumenthanteringsarenan och en produkt utvecklad och designad i nära samarbete med forskningsinstitut, med tanke på hög säkerhet och stabil prestanda, kan ProjectCoordinator ® definitivt hjälpa advokatbyråer i deras behov av dokumenthantering och ge stöd i att hantera risker.