Blogg

You are here

Märkning och organisation av filer och mappar med metadata

Vi organiserar i vår vardag dokument genom att kategorisera dem i märkta mappar; ofta används en mapp för räkningar, en för bankpapper, en annan för avtal o.s.v. Den traditionella metoden med filer och mappar i pappersformat används fortfarande i många verksamheter, och det kan vara både tidskrävande och improduktivt att söka fram rätt information.

Allteftersom tekniken blir mer och mer avancerad föredrar många företag en pappersfri lösning som både är miljövänlig och lätthanterlig; en av fördelarna med att ha ett dokumenthanteringssystem online är att användaren kan skapa mappar och lagra filer på ett sådant sätt att de kan nås när och var som helst. ProjectCoordinator® går ett steg längre genom att lägga till metadatafält och smarta mappar för att effektivisera lagring av filer och göra dem enklare att hitta. Genom introduktionen av smarta mappar har användaren ett antal virtuella mappar där filer kan visas efter dennes preferenser.

Att knyta metadata till ett dokument eller informationsobjekt gör att hanteringen baseras på vilken information som lagras i stället för var den lagras. Definitionen av metadata är data som beskriver data och låter taggar eller egenskaper associeras med ett visst objekt; genom olika vyer kan användaren snabbt komma åt innehållet som är knutet till specifik metadata.

I ProjectCoordinator® kan metadata kopplas till alla filer och mappar för att organisera dem i en vy. Filer som läggs till i en mapp antar samma metadata som mappen vilket gör det enkelt att knyta metadatan till mappens innehåll.

Smarta mappar-funktionen låter användaren skapa en mapp med olika kriterier kopplade till metadatan och alla associerade mappar blir dynamiskt listade i den smarta mappen. Med metadata och smarta mappar kan företag skapa dynamiska vyer som kan delas mellan avdelningar och enheter. Informationen kan skräddarsys i enhet med en individs eller grupps behov.  

En effektiv användning av metadata och smarta mappar låter användare och företag spara tid, förbättrar filhanteringen samt ökar den totala produktiviteten.

Swedish

Vikten av kommunikation inom Projekthantering

Kommunikation spelar en viktig roll i projekthanteringen, är en av grundpelarna inom samverkan och bidrar i stor utsträckning till ett lyckat projekt; som projektledare är det viktigt att se att de olika parterna i projektet kan kommunicera utan hinder. Organisationer använder olika metoder såsom e-post, Skype, korta dagliga möten, veckovisa projektstatusmöten etc.; de flesta organisationer väljer e-post som huvudsaklig kommunikationskanal. Med flera projekt igång kan det vara svårt att hålla reda på den relevanta kommunikationen som rör ett särskilt projekt; om de involverade resurserna arbetar från olika platser ökar kommunkationssvårigheterna ytterligare.

Några av de viktiga punkter som måste betraktas när det kommer till projektkommunikation är:

  • Hur hålls kommunikationen relevant för det projekt du arbetar med?
  • Hur många medium finns tillgängliga för de kommunicerande parterna?
  • Behöver alla vara närvarande för ta del av meddelanden?
  • Hur sköts kommunikationen om partera befinner sig på olika platser?
  • Hur hanteras informationen så att den går att hämta i ett senare skede?
  • Hur försäkras det att alla parter har mottagit och fått ta ställning till informationen?

Med fokus på samverkan har ProjectCoordinator™ inbyggda funktioner som hjälper användaren i sin kommunikation och adresserar ovannämnda punkter. För att filtrera bort bruset från andra kommunikationskanaler och ge fokus åt projektrelaterad information har ProjectCoordinator™ ett eget meddelandesystem online. Med det underliggande konceptet med Lobbyn och Arbetsytor kontrolleras användarens åtkomst till olika projekt av åtkomsträttigheterna. Användare kan bestämma huruvida de vill skicka ett meddelande via meddelandesystemet eller som en notis via email till mottagaren, vilket begränsar kommunikationen till dessa två medium. 

Swedish

Samverkan och Projekthantering I en säker miljö

Då molnbaserade lösningar har kommit att spela en viktig roll i affärslivet är säkerheten en viktig fråga och ett orosmoment för många företag; att förvara datan säkert har blivit av högsta prioritet. I ProjectCoordinator™ betonar vi vikten av säkerhet och förstår betydelsen av att skydda affärsdata i molnet; vi har många komponenter på plats för att uppnå detta.

Krypterad datalagring och överföring av data
När data överförs från dator till server skapas en säker kanal mellan datorn och lagringsleverantören innan datan laddas upp. Informationen i ProjectCoordinator™s portal krypteras informationen och lagras säkert i en serverhall med hög fysisk säkerhet. och avancerad klimatövervakning.  

Datalagring i Sverige
För att försäkra datans säkerhet lagras filerna i servrar som ligger i Sverige.

Hantering av åtkomsträttigheter
Vår onlinelagring är byggd kring rättighetsstyrd säkerhet för att bestämma vilka användare och grupper som har åtkomst till vilka filer och mappar.

Rättighetshanteringen i systemet är kraftfullt och enkelt att använda; användare i systemet kan läsa, ändra och radera innehållet i en mapp beroende på deras användarrättigheter. En användare med endast läsrättigheter kan granska och ladda ned filer men inte redigera, ladda upp eller radera dem.

Systemet låter användare utöka sina rättigheter på gruppnivå; partners och anställda kan exempelvis tillsammans tillhöra en grupp som har åtkomst till en särskild mapp med särskilda filer. När en anställd förflyttas till ett annat projekt handlar det om att ändra dennes medlemskap utan att åtkomsträttigheterna påverkas. En användare kan enkelt dela ett dokument med någon annan genom att mejla länken till dokumentet direkt från systemet.

Spårbarhet av information
När det finns ett flertal användare och en konstant uppdatering av dokument och filer är det viktigt att kunna spåra ändringar och tillägg. Systemet har en kraftfull kontrollmekanism; det visar automatiskt den senaste versionen av varje dokument. När dokumentet ändras och uppdateras sparar systemet revideringshistoriken i bakgrunden samt information om personen som gjort ändringarna; användaren kan när som helst gå tillbaka till en tidigare version av dokumentet. Utöver versionskontrollen kommer en notis att fästas på instrumentpanelen med uppgifter om den senaste ändringen av dokumentet samt vem som har gjort den.

Tvåfaktorsautentisering (tilläggstjänst)
ProjectCoordinator™ använder en tvåfaktorsautentisering i mobilen för en säker åtkomst till portalen online. Den använder en kombination av personliga inloggningsuppgifter och ett engångslösenord. När användaren försöker logga in med sina uppgifter skickas engångslösenordet till dennes mobiltelefon som SMS och efter det att lösenordet skrivits in kommer användaren åt portalen.

Förutom att den tillhandahåller hög säkerhet har tvåfaktorsautentiseringen andra fördelar; eftersom användaren alltid har mobiltelefonen med sig behövs inget annat för att logga in och de dynamiskt genererade lösenorden är mycket säkrare än permanenta. Med möjligheten att bestämma maximalt antal tillåtna felinmatningar och påföljder såsom fördröjning eller till och med blockering av vidare inmatningar minskar risken för intrång av obehöriga personer.

Read more about Two-Factor authentication here

Swedish

Ökad säkerhet genom tvåfaktorsautentisering

I all företagsverksamhet har molnbaserade lösningar kommit att spela en stor roll, vilket har gjort säkerheten till en allt viktigare fråga; det är ett mål för företagen att försäkra sig om att den information som lagras online är i säkert förvar.

När det kommer till mjukvara för projekthantering online är det för företagen önskvärt att förvara projektplaner, dokument, resursuppgifter, registrerad tid och projektrelaterad kommunikation säkert. I de flesta fall styrs åtkomsten till internetkontona av användarnamn och lösenord, och kontrolleras ytterligare av åtkomsträttigheter.

För de företag som är ute efter att öka säkerheten ytterligare erbjuder ProjectCoordinator en tvåfaktorsautentisering*. Tvåfaktorsautentiseringen kombinerar två olika komponenter och gör identifikationen av användare omisskännlig. Oftast är dessa komponenter knutna till användaren och denne behöver ständigt ha dem med sig; vid kontoutdrag från en bankomat behövs till exempel både ett bankkort och en PIN-kod, och endast genom rätt kombination av dessa två komponenter är det möjligt att ta ut kontanter.

ProjectCoordinator använder sig av en tvåfaktorsautentisering i mobilen för att tillhandahålla en säker åtkomst till projektportalen; den kombinerar personliga inloggningsuppgifter med ett engångslösenord. När användaren loggar in med sina vanliga uppgifter skickas engångslösenordet till dennes mobiltelefon via SMS. Efter det att lösenordet i SMS:et skrivits in loggas kan användaren komma åt portalen.

 

Tvåfaktorsautentisering i mobilen har utöver den ökade säkerheten flera fördelar; eftersom användaren alltid har med sig de mobila enheterna behövs inga andra enheter för inloggning och lösenorden som genereras dynamiskt av systemet är mycket säkrare än fasta lösenord. Möjligheten att ange maximalt antal felinmatningar och påföljande åtgärder som fördröjning eller rentav blockering av ytterligare försök minskar risken för att obehöriga tar sig in i systemet.

*Detta är en tilläggstjänst och det krävs att du tecknar en SMS-tjänst för att få tillgång till tvåfaktorsautentiseringen

Swedish

Resursplanering för optimal resursanvändning

Effektiv resursplanering är nödvändigt för företag som arbetar med olika projekt; det är viktigt för dem att snabbt kunna organisera och fördela såväl personal som utrustning på de aktuella projekten och samtidigt undvika att resurser blir underbelagda. Att ha information om resursens tillgänglighet och att ha den tillgänglig vid rätt tidpunkt, spelar en viktig roll i hanteringen av kostnader och utförandet av projektrelaterade aktiviteter. Området för  resursplanering i ProjectCoordinator™ har utvecklats för en optimal behandling av resurser för företag och organisationer som ägnar sig åt projekthantering.

Få en överblick över alla resurser

Med Resursplaneraren kan den som belägger resurserna få en överblick över alla resurser och deras nuvarande beläggning. Det gör det enklare för ansvariga att identifiera eventuellt överutnyttjande av resurser mellan olika projekt. ProjectCoordinator™ sammanställer beläggning för en resurs baserat på information från samtliga Arbetsytor i vilka resursen är belagd. Detta innebär att om resursen är involverad i en arbetsyta och är tilldelad en aktivitet i denna, kommer en resursplanerare i en annan Arbetsyta att kunna se effekten av den beläggningsgrad som den tilldelade aktiviteten skapat. Detta syns direkt i vyn i Resursplaneraren, men även genom de olika resursrapporterna.

Hantera dina resursers roll och kompetens

För att kunna tilldela resurser till en specifik aktivitet är det viktigt att veta huruvida resursen har rätt kompetens för att utföra uppgiften. Med roll-och kompetenshanteringen i ProjectCoordinator™ kan resurshanteraren få en detaljerad vy av resursens färdigheter. Genom användardefinierade fält kan systemet anpassas så att mer information om resurserna kan samlas vid behov.

Flera valutor för effektiv kostnadshantering av resurser

Som en del av resursplanering erbjuder ProjectCoordinator™ ett flertal valutor och en resurs kan tilldelas en standardtaxa och en standardarbetstid. Om behovet finns kan varje Arbetsyta ha sin egen valuta; i så fall kommer alla användare som är knutna till den Arbetsytan att ha samma valuta och taxa; när organisationens kontor befinner sig utspridda på flera platser är det möjligt att ha olika valutor/taxor baserat på situationen.

Ha kontroll över resursens användning och tillgänglighet

Med möjligheten att definiera en användardefinierad resurs kan resurshanteraren inkludera all utrustning som behövs för olika aktiviteter. De användardefinierade resurserna innehåller information som daglig tillgänglighet, kostnad per timme, fast kostnad, valuta och andra användardefinierade områden. Dessa resurser kan tilldelas till en aktivitet i Resursplaneraren och resurshanteraren kan se en beläggningsrapport baserad på resursens tillgänglighet; detta säkerställer att rätt utrustning finns tillgänglig vid rätt tidpunkt för utförandet av aktiviteten.

Resursplaneringsrapporter för optimal resursanvändning

Red Resursplaneraren i ProjectCoordinator™ medföljer en mängd olika rapporter som ger ansvariga en optimal resursanvändning och en tydlig uppfattning av resursfördelningen. Rapporterna kan anvädas med olika filter för att se information på portal-, arbetsyte-, grupp- eller resursnivå under ett önskat tidsintervall. Vissa av rapporterna inkluderar resursanvändning, tilldelade aktiviteter per resurs, tilldelade aktiviteter per resurs och enhet, resursfördelning per användare och enhet etc. En annan användbar rapport är den som jämför resursens uppskattade, tilldelade, tillgängliga och rapporterade tid. Rapporterna kan exporteras till Excel och PDF samt skrivas ut direkt.

Läs mer om resurshantering i ProjectCoordinator™

Swedish

Samverkan och projekthantering, när som helst, var som helst

Desktop- och mobilapplikationerna stöds inte längre i ProjectCoordinator. Dessa funktioner har flyttats till iCoordinator

De allra viktigaste aspekterna på samverkan är enkel åtkomst och kontinuerligt informationsflöde. När det gäller projekthantering är det viktigt att det finns kontinuerlig och regelbunden övervakning av aktiviteter och resursanvändning, så att projekten håller sina tider. För en resurs som deltar i aktiviteter bör det finnas enkla medel för kommunikation, statusuppdateringar och uppföljning av vilken tid som lagts på olika aktiviteter i projekten.

ProjectCoordinator® är en lösning för effektivt samarbete och projekthantering som byggts med tanke på sådana viktiga egenskaper som åtkomst när som helst och var som helst ifrån, enklare samverkan, effektivare resurshantering och framgångsrikt genomförande av projekt utan att behöva tumma på säkerheten. För att kunna ha ett smidigt arbetsflöde har ProjectCoordinator® fått ett webbaserat gränssnitt och en desktop-applikation som ger enkel åtkomst till portalen från skrivbordet samt en mobil-app som gör att användarna kan ansluta sig till portalens miljö via sin iPhone eller Android-telefon.

ProjectCoordinator® Desktop

Med det nya ProjectCoordinator® Desktop kommer din interaktion med ProjectCoordinator® att bli enklare, snabbare och effektivare. Desktop-applikationen som finns för Windows och Mac är enkel att ställa in för anslutning till dina ProjectCoordinator® -portaler utan att gå via webbläsaren. ProjectCoordinator® stödjer anslutning till flera portaler så att information om olika portaler kan läggas till och anslutas utan att man behöver upprepa inmatningen av all information flera gånger.

 ProjectCoordinator® Desktop låter användare dra och släppa sina dokument och mappar och bli automatiskt uppdaterade i servermiljön. Man kan enkelt spåra resursernas aktiviteter och mata in deras aktivitetsrelaterade tid via ProjectCoordinator® Desktop-gränssnittet, vilket ger enklare och snabbare hantering av tid och aktiviteter.

Viktiga funktioner

  • Enkel åtkomst
  • Dra & släpp filer och mappar
  • Enkelt att ansluta sig och hålla sig ajour med sin grupp
  • Snabbare hantering av aktiviteter
  • Enklare tidshantering
  • Anslutningspunkt för flera sajter

 

ProjectCoordinator®  Mobile

ProjectCoordinator® iPhone mobil-app tar din upplevelse av ProjectCoordinator® ytterligare ett steg framåt genom att göra hanteringen av aktiviteter och tid enklare, var du än är, direkt från din iPhone.

Med ProjectCoordinator® Mobile är det enkelt för användare att ansluta till ProjectCoordinator® -portalen via sin iPhone, hantera dokument, lägga till aktiviteter till projekt och lägga in vilken tid som upparbetats i projektets aktiviteter.

Viktiga funktioner

  • Visa och hantera dina dokument och filer som finns lagrade på ProjectCoordinator ™-portalen
  • Växla mellan olika rum där användarna är medlemmar
  • Lägg till nya aktiviteter till dina projekt och tilldela dem till resurser
  • Ändra status på aktiviteterna när de är klara
  • Visa aktiviteter i alla tänkbara tillstånd, aktiva, stängda och egna  
  • Mata in nedlagd tid på de olika aktiviteterna
  • Växla enkelt mellan projekten och aktiviteterna 
  • Översikt över inrapporterad tid, per dag, vecka eller månad.

Med kombinationen av ProjectCoordinator® webbgränssnitt, applikationerna Desktop och Mobile kommer du att ha en sömlös och effektiv upplevelse av samverkande projekthantering. 

Om du inte redan är ProjectCoordinator-användare kan du starta din resa med trialversionen av ProjectCoordinator. Läs mer och aktivera din Gratis Projektverktyg här

Swedish

Gratis Projektverktyg

Efter många år ger ProjectCoordinator® som en fri lösning för projekthantering , har vi nu gjort ProjectCoordinator® tillgängliga endast som en testversion för intresserade användare . Med alla fullfjädrat funktioner , detta hjälpa usres att testa det utan kostnad . Du kan skapa din prov projektledning portal genom att registrera nedanstående formulär

Hur du drar nytta av denna lösning för projekthantering

1. Du kommer att ha en kostnadsfri projektportal som identifieras som http://(det-namn-du-väljer).icoordinator.com
2. Du kan planera dina projekt och aktiviteter/arbetsuppgifter online, var du än befinner dig
3. Du kan hålla koll på hur tiden använts för olika aktiviteter 
4. Du kan importera och exportera Microsoft Project-planer 
5. Du kan lagra alla dina dokument online och dela dem med dina kontakter, via en länk 
6. Du kan hantera och följa upp intäkter och kostnader 
7. Du kan ha alla dina kontakter på ett enda ställe och hantera dem där 
 

Nu är det dags att skapa din portal för projekthantering!

Den versionen av ProjectCoordinator® innehåller alla huvudfunktioner. Se jämförelsen med olika versioner här.

ProjectCoordinator® ger 5GB lagringsutrymme. Det passar för användare som vill hålla kolla på sina projekt och aktiviteter, lagra dokument och filer på ett säkert sätt, följa upp projektrelaterad tid och hantera sin ekonomi.

Denna version av ProjectCoordinator® riktar sig till egenföretagare, konsulter, nystartade företag och användare som är ute efter enlösning för projekthantering och dokumenthantering att börja med och som sedan kan utökas till ett samarbetsverktyg genom att man lägger till fler användare. Versionen innehåller även funktioner för kostnadshantering, tidsuppföljning, multi-projekthantering och hantering av kontakter.

Några av nyckelfunktionerna är: skapande av projekt och aktiviteter, uppföljning av aktiviteter, uppföljning och rapportering av vilken tid som lagts på olika projekt - via webb och mobilt gränssnitt, hantering av online-filer och offline-filer med drag- och släpp-funktionalitet, kontroll av filversioner, hantering av aktiviteter och kontakter.  

ProjectCoordinator® används redan av många universitet, statliga organisationer och större företag över hela världen, för effektivt samarbete och projekthantering i kombination med dokumenthantering och andra viktiga funktioner. Kombinationen av olika användningsområden i en och samma lösning, och att den är åtkomlig när som helst och var som helst ifrån, gör den till en unik och funktionsrik produkt som ger verkligt mervärde för slutkunderna.

Så, vi hoppas ni kommer att uppskatta av ProjectCoordinator®. Den är till för enskilda användare som vill hantera sina projekt och aktiviteter på ett effektivt sätt, hålla koll på den tid som går åt till olika projekt, se hur planeringen följs i aktiviteterna, ha en säker hantering av online-dokument och hantera sina kostnader och kontakter. För bra för att vara sant? Du är bara 3 steg från att försöka själv!

Hur du snabbt kommer igång med din projekthanteringsmiljö

Klicka på någon av ytorna för att få en snabb inblick och stegvis introduktion(in English)

Bekanta dig med startvyn
Att lägga till kontakter
 

 

 

Sex viktiga delar du bör bekanta dig med i din projektverktyg

 Arbetsyta

När har aktiverat ProjectCoordinator  kommer du till din arbetsyta. Arbetsytan är det ställe där du kan byta mellan att visa lobbyn, som är den gemensamma ytan på portalen, och olika projektrum. Du kommer i huvudsak att använda denna arbetsyta för att gå mellan dina projektdelar. Beroende på om det är lobbyn eller ett rum du är i kommer det på högra sidan att visas de möten, aktiviteter, nyheter och den händelselogg som är specifik för lobbyn eller för projektrummet.

Här kan du läsa om konceptet med lobby och rum

 Koordinering & Samverkan

I den del av ProjectCoordinator som kallas Koordinering & Samverkan kan du interagera och samordna saker med andra användare via forum, få en överblick över alla aktiviteter, möten, nyheter och händelselogg på din briefing-board, hantera dina kontakter, hantera dina dagliga aktiviteter och hantera användare, grupper och deras roller. Observera att denna yta är specifik för vart och ett av dina projektrum. Baserat på vilket projektrum du är i kommer det att visas motsvarande kalender, forum, aktiviteter, kontakter och användare.

När du anslutit ProjectCoordinator Mobile till din projektportal kan du också hantera dina aktiviteter med hjälp av den mobila applikationen.

 

 Planering & Uppföljning

I den del av ProjectCoordinator som kallas Planering & Uppföljning kan du skapa dina projektrelaterade aktivitetsplaner, allokera resurser till olika aktiviteter och se hur resursanvändningen ser ut, lägga till kostnader och intäkter till olika aktiviteter i projektet och hantera dina budgeterade kostnader och intäkter.

 

 Dokumenthantering

I den del av ProjectCoordinator som kallas Dokumenthantering kan du hantera dina projektrelaterade dokument och bilder. Med ProjectCoordinators Dokumenthantering kan du lagra dina dokument på ett säkert sätt på en enda plats, låta dokumenten vara skyddade eller öppna att delas med andra och du kan hålla ordning på dina dokument med versionshantering.

Även om varje projektrum har sitt eget dokumentarkiv kan du använda lobbyns dokumenthantering för att samla gemensamma dokument som hör till just din projektportal.

När du sedan har installerat ProjectCoordinator Desktop blir det ännu enklare att hantera dina dokument. Med ProjectCoordinator Desktop kan du dra och släppa dokument från ditt skrivbord direkt till din dokumenthantering online.

 Administration

Den del av ProjectCoordinator som kallas Administration ser olika ut beroende på om du befinner dig i lobbyn eller i ett projektrum.

När du är i ett projektrum kan du bara ändra inställningarna för just det projektrum som du har valt.

I lobbyns Administration har du tillgång till betydligt fler funktioner som är relaterade till din projektportal. Här kan du skapa nya projektrum, hantera valutor som kan användas i resurshanteringen likväl som i hanteringen av kostnader, skapa kontaktgrupper och lägga till andra anpassade fält för dina kontakter, göra inställningar specifikt för lobbyn, hantera olika typer av arbetstid, som normal tid, övertid, och så vidare.

  Mina Funktioner

Mina Funktioner är en del av verktyget som är specifik för varje användare. Hit kan du ladda upp dina personliga dokument och bilder. Detta kan vara särskilt användbart när du har projektrum med många medlemmar. I stället för att lagra i det gemensamma projektrummet kan användare ha dem på sitt eget personliga utrymme.

I Mina Funktioner kommer du att ha en personlig briefing-board som kan visa olika projektrum och som svarar mot de händelseloggar som berör just dig. Användare kan hantera sin personliga kalender och sina personliga detaljuppgifter, kontaktinformation och listade färdigheter.

Användare följer upp och rapporterar sin tid under Min Tidrapportering. Du kan välja enskilda projektrum eller Lobbyn och mata in tid på aktiviteter i den projektplan som svarar mot aktuellt rum/lobby. Du kan enkelt mata in tiden via ProjectCoordinator Mobile eller ProjectCoordinator Desktop.

 

Några av de viktigaste funktionerna i projektverktyg

Free Project Management Software - Project Planning
Projektplanering

Projekthanteringsmiljön innehåller en webbaserad projektplanerare där du kan planera in dina projektaktiviteter och deras beroenden, knyta dokument till aktiviteter, ha budget kopplad till aktiviteter, nedbruten arbetsstruktur (WBS), interaktiva Gantt-scheman och många andra funktioner som kan hjälpa dig med din dagliga planering och genomförandet av dina projekt.

Planeraren innehåller stöd för import och export av Microsoft® Project-planer.

 
Free Project Management Software - Project Portfolio Management
Hantering av Projektportfölj

Om du har flera kunder som har olika projekt kan du skapa ett projektrum för var och en av dina kunder och ha specifika projektplaner för varje kund/projekt. Portföljhanteringen gör att du kan skapa dig en överblick över projektportföljen och få en sammanställning över start- och slutdatum för projekten men också en möjlighet att borra dig ner i varje enskild aktivitet.

 
Free Project Management Software - Task Management
Uppgiftshantering

Aktivitetshanteringen i gratisversionen av din projekthanteringsmiljö ger stöd för att ha dag för dag-aktiviteter på ett ställe, kategorisera dem och dagligen uppdatera deras status. Du kan komma åt dina uppgifter från din mobiltelefon, om du har installerat ProjectCoordinator Mobile.

 
Free Project Management Software - Document Management
Dokumenthantering

Din version av projekthanteringsmiljön innehåller ett webbaserat och säkert dokumentsystem. Varje projekt kan ha sin separata del i hanteringssystemet där du enkelt kan ladda upp, flytta, kopiera och redigera dokument och mappar. Du kan enkelt skicka e-post till andra, med dokumenten som länkar. Du kan reglera användarnas möjlighet att hantera mappar och filer genom att själv definiera deras rättigheter.

Dokumenthanteringen stödjer versionshantering för dina dokument och låter dig även komma åt äldre versioner av dokumenten.

 
Free project management software - Contact Management
Kontakthantering

Du kan ha alla dina kontakter samlade på ett ställe. Arrangera dina kontakter i grupper och kommunicera direkt med dem via e-post. Förutom de inbyggda fälten kan du lägga till och anpassa fler fält för att få med fler detaljer om dina kontakter.

 
Free Project Management Software - Resource Management
Resurshantering

Med projekthanteringsmiljöns resurshantering kan du effektivt styra och hantera dina resurser. Du kan enkelt allokera resurser till olika aktiviteter för den tid som behövs för att de ska kunna göra klart aktiviteten. Panelen visar resursanvändningen och vilka olika aktiviteter som resurserna är involverade i, med start- och slutdatum, tid samt procenttal för hur stor del av deras aktiviteter som är färdiga. Allokeringsschemat visar planerad arbetstid, verklig arbetstid och övertid för en viss resurs och du kan enkelt se detaljer i arbetstiden och information om deras roll och resurser kan enkelt informeras eller tillfrågas om svar på någon detalj.

 
Free Project Management Software - Cost Management
Hantering av intäkter och kostnader

Du kan hantera och följa upp dina faktiska kostnader och intäkter och de budgeterade kostnaderna och intäkterna. Du kan få grepp om kostnader och intäkter mot aktiviteter och de budgeterade kostnaderna och intäkterna i olika valutor. Rapporter kan skapas baserade på vad som matats in i form av kostnader, intäkter, kostnadstabeller, budget och kassaflöde.

 
Tidshantering

Med denna  projekthanteringsmiljö kan du mata in och följa upp din tid, som du loggar mot var och en av projektaktiviteterna. Du kan skapa dagliga, veckovisa och månatliga tidsrapporter.

 
Swedish

Hur ProjectCoordinator kan utgöra nervsystemet för era samarbeten!

Ibland, vid demonstrationer, hamnar vi i diskussion om vår slogan för ProjectCoordinator. Man undrar ofta hur vi har valt denna slogan och hur den kan förklaras. Med den stora mängd funktioner som finns för samarbete och projekthantering kan det vara svårt att måla upp hela bilden i några få meningar. Så, vi har beslutat att beröra de viktigaste områdena och hur dessa kan fungera som den idealiska lösningen för era samarbetsbehov.

Som ni kan se i diagrammet nedan består ProjectCoordinator av 7 huvudområden

1.    Projektledning
2.    Dokumenthantering
3.    Tidrapportering
4.    Resurshantering
5.    Kostnadshantering
6.    Kontakthantering
7.    Webbpublicering

  1.  

Var och en av dessa delar levereras med sina egna funktioner men de hänger också ihop. Med andra ord kan var och en av dessa delar kommunicera eller samarbeta med varandra vilket gör det lätt att använda komponenter från en av delarna i en annan.

Hur kan detta utgöra nervsystemet för era samarbeten?

ProjectCoordinator har byggts på ett koncept med Lobby och Rum. Du kan se Lobbyn som ett paraply över alla dessa rum. Det intressanta är att var och en av dessa komponenter har sina egna 6 huvudområden. I och med att detta är ett verktyg för samarbete online kan allt nås via webb och inmatning av tid och spårning kan ske genom iPhone-applikationen. Vi kommer att försöka förklara det med några exempel.

ProjectCoordinator fungerar som ett nervsystem för samarbete mellan geografiskt spridda enheter i ett företag

I exemplet nedan kan du se att "Lobbyn" är huvudkontoret och "Rum" är kontoren på olika platser. Var och en av dessa platser har sina egna områden och kan fungera som oberoende såväl som anslutna. Till exempel kan varje ort ha sina egna aktiviteter, resurser och webbplatser och de kan ha sina dokument och filer i ett dokumentarkiv, online. Tillgången till vart och ett av dessa områden styrs av användarrättigheter.

 

 

ProjectCoordinator fungerar som ett nervsystem för samarbete mellan företagare med olika kunder

ProjectCoordinator kan vara det perfekta verktyget för samarbete online för företag som vill ha regelbunden samverkan med sina kunder och resurser, men ändå ha separat dokumenthantering och samarbetsyta för varje kund och för interna avdelningar. I detta scenario kan företagare skapa ett rum för varje kund under kundgruppen, så att de håller koll på sina dokument och filer, interna resurser samt kundresurser och kan uppdatera filer och aktiviteter inom detta rum. De kan presentera projektplanerna för sina kunder i vart och ett av rummen. Personella resurser kan mata in projektrelaterad tid och status. På samma sätt kan man ha olika avdelningsrum och tillhörande områden under var och en av avdelningarna.

 

Här är de två skärmdumparna över ProjectCoordinators struktur med Lobby och Rum

 

Dessa är bara två grundläggande exempel på hur systemet fungerar. Men detsamma kan gälla för en enda avdelning med olika sektioner, en konsult med olika kunder och projekt, storskaliga samarbetsprojekt med olika arbetspaket eller bara ett enmansföretag som vill hålla koll på sin verksamhet, hantera resurser, upprätthålla kontakter, hantera kostnader, bevara dokument och filer på en enda plats och hantera sin egen webbplats. I vilket fall som helst kommer ProjectCoordinator att vara ert perfekta nervsystem för samarbete!

Om du inte redan är ProjectCoordinator-användare kan du starta din resa med trialversionen av ProjectCoordinator. Läs mer och aktivera din Projektverktyg här

 

 

Swedish

Samverkande Projekthantering

Samverkande Projekthantering är uppbyggt kring och baserat på aktiv delaktighet och engagemang från alla medlemmar i ett projekt, när det gäller både planering och deltagande, och kopplar in var och en genom projekthantering, kommunikation och delar och moduler för samarbete. Hanteringen av ett projekt faller inte enbart på ledare, utan är en viktig uppgift för alla projektmedlemmar.

För att arbeta på ett effektivt sätt inför samverkande projekthantering nedbrytning av projekten i två mindre delar vilka delas ut till projektmedlemmar på de avdelningar som aktivt deltar i projektet. De nedbrutna planerna eller delplanerna kan anslutas till varandra och synkroniseras för att få med de olika aktörerna i systemet så att varje medlem är väl medveten om det gemensamma syftet med projektet.

För att samverkande projekthantering ska fungera bra är det nödvändigt att ha en central databas som kan tillhandahålla planeringsdata och relevant information till alla projektmedlemmar var de än befinner sig. Samarbete och kommunikation mellan projektmedlemmar låter dem fånga upp, mäta och identifiera eventuella flaskhalsar i samband med sina projekt.

Baserat mer än ett decenniums erfarenhet av samarbete och projektledning fungerar ProjectCoordinator enligt samma princip som ligger till grund för Samverkande Projekthantering. De viktigaste komponenterna inbegriper: 

  • En enda installation och databas
  • Enkel åtkomst via webbgränssnitt, var som helst ifrån
  • Projekt-/avdelningsspecifika rum med projektplaner och andra delar
  • Tillgång till olika projektplaner och resurser, baserat på rättigheter
  • Samlad överblick över olika projekt
  • Uppdatering och korrigering av planer via webben eller genom iPhone
  • Fullfjädrad Resurshantering med roller, vy över nyttjande och fördelning av uppgifter
  • Noggrann uppföljning av kostnader kopplade till aktiviteter och projekt
  • Bifoga dokument och diskussioner till enskilda aktiviteter
  • Kommunikation genom integrerad e-post, diskussionsforum och arbetsflödesrapporter

Nedanstående bild visar ett exempel på ett scenario där ProjectCoordinator skulle kunna bidra till Samverkande Projekthantering.

 

Collaborative Project Management

Som bilden förklarar, kan lobbyn betraktas som paraplyorganisation, där du kan se den samlade statusen för de olika projekten, meddelanden från olika rum osv. Under lobbyn kan du kategorisera olika rum/projekt enligt den organisatoriska enheten. Man kan säga att ”Organisatoriska enheter” hjälper till att samla olika interna och externa avdelningar/rum/projekt.

I detta specifika scenario befinner sig företagets personella resurs och kunden på geografiskt åtskilda platser. Baserat på deras roll de kan få tillgång till olika projekt och tillhörande delar. Till exempel kan programmeraren ha sina interna projektaktiviteter i produktionsrummet, och han kommer även att ha tillgång till projektaktiviteterna i kundrummet. Han kan uppdatera de dagliga/veckovisa aktiviteternas status i både den interna planen och i kundens plan. Kunden kan logga in och se senaste status i sitt rum. Om det finns fördröjning av granskning från hans sida, kan han alltid uppdatera granskningsaktiviteten med den nya tidpunkten, och därigenom flytta fram sluttiden. Kunden kan bifoga relevanta dokument eller specifikationer till specifika aktiviteter.

Personella resurser kan enkelt uppdatera vilken faktisk tid som de lägger på varje aktivitet, via webbgränssnittet eller via iPhone-applikation.

Förutom projektledningsfunktionerna innehåller varje rum andra delar som visas på bilden nedan. Ett exempel; Om en personell resurs uppdaterar ett dokument som är en funktionsspecifikation som behöver granskas av kunden, kan han ladda upp dokumentet och konfigurera ett arbetsflöde för granskning och godkännande som meddelar kunden om dokumentet och om behovet av granskning och godkännande.

Med alla ovanstående delar och beroendefunktioner under var och en av dem, är ProjectCoordinator den perfekta programvaran för Samverkande Projekthantering för organisationer som söker aktivt samarbete inom sina projektaktiviteter.

Vem kan ha nytta av Samverkande Projekthantering?

  • Företag med avdelningar, kontor och kunder spridda över hela världen
  • Perfekt för IT-företag som har flera projekt och kunder över hela världen
  • Företag som arbetar med konstruktion och utveckling av komplexa produkter
  • EU-projekt, t ex FP7-projekt där flera partners arbetar från olika länder med egna tidsscheman och leveranstidpunkter.

Om du inte redan är ProjectCoordinator-användare kan du starta din resa med gratisversionen av ProjectCoordinator. Läs mer och aktivera din Gratis Projektverktyg här

Swedish

Designtech släpper ProjectCoordinator™ 3.0

Designtech, världsledande inom webbaserade samverkans- och projekthanteringslösningar, lanserar en ny version av ProjectCoordinator® .

Den nya versionen kommer att bli tillgänglig för alla nuvarande kunder. Förutom allmänna prestandaförbättringar innehåller den nya versionen även några stora nyheter.

Metadata, ProjectCoordinator® 3.0 innehåller metadata. Användare kan lägga till metadata till sina filer i systemet. Metadatan kan användas för att söka och lokalisera saker som titel, författare, ämne, nyckelord, m.m.. Det kan också användas för att organisera filer baserat på olika attribut för att förenkla tillgänglighet och kategorisering.

Smart folders, smarta mappar i ProjectCoordinator® låter användare ha en virtuell mapp som innehåller filer med viss metadata-information. Förutom att smarta mappar kan finnas i varje rum och i Lobbyn, så kan individuella användare ha sina egna personliga smarta mappar under “Mina funktioner”.

Viewer, den nya, integrerade filvisaren låter användare se projektrelaterade ritningar och filer på ett enkelt sätt. Filvisaren stödjer mer än 300 dokumenttyper, och användare kan titta på dokumenten i alla moderna webbläsarmiljöer. Den genererar automatiskt miniatyrbilder för förhandsvisning av dokument, och stödjer HTML5.

Message Center. För att göra kommunikationen mer effektiv och upprätthålla ansvar kan användare kommunicera med varandra via Message Center. Genom notifieringar i realtid och läst/oläst-status kan användare försäkra sig om att mottagaren har fått meddelandet. Det bidrar till ökad ansvarsfullhet och kvalitet i kommunikationen.

“Vi försöker kontinuerligt förbättra vår produkt genom att lyssna på våra användare och hålla oss uppdaterade på de senaste teknologierna” säger Designtechs VD, Patrik Svanerudh. “Vårt mål är att skapa mervärde för våra kunder och göra deras dagliga sysslor enklare och effektivare”.

ProjectCoordinator® är ett webbaserat samverkans- och projekthanteringsverktyg som kan fungera som ett centralt nervsystem i organisationer, och bidra till underlättat samarbete, effektiv projekthantering och högre produktivitet. Med ProjectCoordinator® kan organisationer samarbeta med olika avdelningar och områden från ett och samma gränssnitt. Användare kan dela dokument, rapportera tid, följa upp tid och kostnader för projekt och aktiviteter. Verktyget innehåller ett fullfjädrat resurshanteringssystem, och kan kommunicera via ett API med andra system, som till exemple webbhanteringssystemet Drupal™, vilket ger organisationer möjlighet att hantera sina interna och externa webbplatser.

ProjectCoordinator® kan användas tillsammans med tilläggsapplikationer som ProjectCoordinator® Desktop och ProjectCoordinator® Mobile.

Swedish