Projekthantering för universitet

Effektiv forskning genom förbättrad informationshantering och dokumenttjänster

Karolinska Institutet är ett av Europas ledande medicinska universitet och känt för sin högkvalitativa forskning. Karolinska institutet är även den institution som ansvarar för tilldelning av Nobelpriset i fysiologi eller medicin. Universitetet bedriver drygt 40 procent av all akademisk medicinsk forskning i Sverige. 80 Procent av institutets verksamhet består av forskning. Universitetet har 600 forskargrupper och runt 2000 forskare. Merparten av forskningen sker genom extern finansiering.

CASCADE Network of Excellence finns vid Karolinska Institutet i Stockholm och fungerar som centralpunkt i samordningen och integreringen av europeisk forskning om effekter på människors hälsa som följd av kemiska rester i livsmedel. CASCADE samlar 24 forskargrupper från sammanlagt nio EU-länder och nätverket finansieras av Europeiska kommissionen.

CASCADE:s verksamhet syftar till att ge tillförlitlig state-of-the-art utbildning, information och spridning av kompetens inom området hälsoriskbedömning av kemiska rester och föroreningar i maten till offentliga organisationer, europeiska myndigheter och slutligen hela det europeiska samhället, inklusive industrins slutanvändare.

Utmaning

CASCADE Network of Excellence fokuserar på att bedriva forskning om mänskliga hälsoeffekter som följd av kemikalierester i mat och dricksvatten och arbetar för att integrera viktiga områden inom den europeiska forskningen på detta område. CASCADE är ett unikt samarbete där forskare inom olika områden arbetar tillsammans för ett mer kraftfullt och effektivt sätt att bedriva forskning. En av de största utmaningarna är att effektivt samordna mellan olika forskargrupper och regelbundet förmedla relevant och korrekt information till dessa grupper samt att skapa medvetenhet om forskningen i det europeiska samhället. För närvarande finns det 24 forskargrupper som arbetar tillsammans från nio EU-länder.

En av de viktigaste delarna i effektiv kommunikation är CASCADE:s webbplats som har mer än 700 publicerade sidor och avsnitt med information om olika områden av deras forskning. CASCADE ville ha en effektiv lösning för att omvandla sin hemsida till en avancerad informationsplats och för att leverera rätt innehåll till rätt publik på regelbunden basis. Inte bara forskare ingår CASCADES målgrupp, utan även offentliga organisationer, europeiska myndigheter och hela det europeiska samhället, inklusive industriella slutanvändare. Bortsett från ett web content management system, ville CASCADE också ha ett sofistikerat och säkert dokumenthanteringssystem som kan fungera som en central punkt för samarbete där mer än 600 forskare från nio EU-länder kan dela och hantera sina dokument på ett effektivt sätt. CASCADE hade också problem att organisera online-möten mellan medlemmarna och samla resultaten och länka till dessa möten.

Det tidigare systemet som användes av CASCADE hade enorma nackdelar när det gällde för icke-tekniska personer att hantera innehåll och med hanteringen av dokument i stora volymer från olika delar av världen på ett säkert sätt och det saknade förmåga att organisera och samla resultaten från möten.

Lösning

Designtechs ProjectCoordinator ® gör det möjligt för organisationer att enkelt hantera alla sina dokument via webbläsaren och består av flera kraftfulla funktioner för dokumenthantering och Web Content Management, baserat på ett säkerhetssystem som är state-of-the-art. ProjectCoordinator ® levereras med funktioner som online dokumenthantering och standardiserat förfarande för redigering/delning av information, rättigheter och åtkomsthantering, tilldelningar för tillfällig medverkan av tredje part, publicering av viktiga dokument på webben eller intranätet, e-postgrupp, avancerad sökning efter filinnehåll, kalender för att organisera möten och fånga resultaten,  inbyggda arbetsflödesfunktioner  och online content management med WYSIWYG-gränssnitt.

För CASCADE passade detta perfekt då det tar väl hand om alla viktiga områden som de hade frågor efter. Det webbaserade dokumenthanteringssystemet har gjort det lättare för forskare att samarbeta från olika delar av världen. Forskare kan komma åt dokumenten var som helst och när som helst eller ladda upp filer till portalen var som helst ifrån. Rättighetshanteringen - och förhöjda säkerhetsnivåer låter användare dela känslig information utan att behöva oroa sig om andra som använder den. Möjligheten att publicera viktiga dokument i intranätet gjorde det enkelt att effektivt dela information mellan forskarna. Online content management-kapacitet med WYSIWYG-gränssnitt hjälpte även icke-tekniska användare att enkelt hantera innehållet på webbsidorna och publicera det, regelbundet och utan krångel. Den inbyggda möteskalendern hjälpte dem att få en snabb överblick över projektmöten, skapa nya möten och bjuda in deltagare och exportera mötena till Microsoft ® Outlook ®-kalendern.

Implementering

Designtech har tagit på sig uppgiften att ta fram dokumenthantering och webb content management system som nyckelfärdig lösning. Hela införandet gjordes på distans och utan behov av någon teknisk hjälp från CASCADE. De uppgifter som ingår är bl.a. att ställa in servern och installera ProjectCoordinator ®, skapa användare och tilldela rättigheter, hantering av katalogstruktur och att reproducera och omforma de befintliga webbsidorna. Inom kort kunde Designtech framgångsrikt genomföra lösningen och CASCADE kunde använda den direkt. Grundutbildning på systemet gjordes genom online-utbildning och hela systemet har överlämnats till CASCADE för den dagliga driften. För närvarande finns det mer än 600 forskare som regelbundet samarbetar genom ProjectCoordinator ®. CASCADE:s webbplats drivs av ProjectCoordinator content managementverktyg och har mer än 700 publicerade webbsidor och uppdateras regelbundet. Online-kalendern hjälper medlemmarna att samordna och arrangera möten från olika platser och ta vara på resultaten mer effektivt. “Vi är nöjda med resultatet. Det är mycket lättare för oss att hantera innehållet utan att gå in alltför mycket i tekniska detaljer. Läsaren drar nytta av aktuell, relevant och giltig information som publicerats på grundval av forskning om mänskliga hälsoeffekter om kemikalierester i mat. Forskarna drar nytta av lättillgänglighet och delar sitt innehåll utan att behöva oroa sig för säkerhetsaspekter”. Dr. Ingemar Pongratz, Vice-Coordinator, CASCADE Network of Excellence.

Snapshot från en fallstudie

UTMANINGEN

• Enkelt hantera den stora mängden innehåll på CASCADE:s webbplats utan teknisk expertis
• Håll webbplatsen uppdaterad och gör det regelbundet
• Ha relevant information och skapa medvetenhet om forskningsområdet
• Samarbeta mellan 24 forskargrupper från 7 EU-länder
• Hantera dokument från mer än 600 användare på ett säkert sätt
• Tillgång till dokument när som helst och var som helst
• Content management för stora volymer och med hög prestanda
• Organisera möten mellan medlemmar och ta vara på resultaten

The Solution

• Webbplatshantering med WYSIWYG-gränssnitt
• Möjlighet att publicera det senaste innehållet på webben med ett klick
• Webbaserad dokumenthantering
• Enkel publicering av dokument på webben samt på intranät
• Användarbaserad åtkomstkontroll
• Möjlighet till införande av arbetsflöde för effektiv godkännandeprocess för dokument

The result

• Uppdaterad webbplats med relevant information för målgruppen
• Snabbare uppdatering av webbinnehåll
• Effektiv samverkan mellan forskare
• Tillgång för användare till dokument/innehåll, varsomhelst och närsomhelst
• Enkel kommunikation mellan användarna
• Sömlöst organiserande av möten och uppföljning