Dokument

1. Välj Dokumenthantering  i menyn till vänster i webbläsarfönstret.
2. Klicka på mappen Dokument . Nu visas rummets dokumentarkiv i huvudfönstret.
3. Välj katalog i dokumentarkivet. Vill du lägga ditt dokument i en annan katalog klickar du på denna i dokumentarkivet. Vill du skapa en ny katalog klickar du på knappen Ny Mapp  i verktygsfältet och skriver det namn du vill ha. Sedan klickar du på den nya katalogen i dokumentarkivet.
4. Klicka på knappen Ladda upp filer .
5. Välj vilken eller vilka dokument du vill ladda upp. Du kan ladda upp fyra dokument i taget.
6. Klicka på Skicka filer och de kommer att lagras i den katalog som du har valt.

Du kan också använda Dra & Släpp-funktionen genom att göra så här:

1. Gör samma som punkt 1-4 ovan.
2. Leta fram det dokument som du vill ladda upp i t.ex. Windows® Utforskaren. Klicka på dokumentnamnet och håll inne musknappen hela tiden.
3. Flytta muspekaren till det streckade området i fönstret Ladda upp filer och släpp sedan knappen. Dokumentet laddas nu upp till ditt rumsarkiv. OBS: Detta kräver att din webbläsare stöder HTML5. Läs mer här.

Vill du strukturera dina dokument och lagra dom i lämpliga kataloger klickar du på knappen Ny mapp . I dialogrutan som öppnas väljer du vilket namn din katalog skall ha och klickar på Spara. Din nya katalog är nu skapad och du kan klicka på denna för att därefter ladda upp dokument hit. OBS: Om du redan står inne i en mapp, kommer den nya mappen att ärva rättighetsinställningarna, som då blir likadana som för huvudmappen du står i. Om en mapp får ett innehåll ändras utseendet på ikonen från  till .

1. Vill du flytta några av dina lagrade dokument väljer du vilken eller vilka dokument du vill flytta genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka på knappen Klipp ut .
3. Nu kan du navigera till den önskade katalogen. När du gjort detta klickar du på knappen Klistra in Dina dokument har nu bytt plats.

1. När du vill radera ett dokument från arkivet väljer du vilken eller vilka dokument du vill radera genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Därefter klickar du på knappen Ta bort och de markerade dokumenten är nu borta. OBS: Dokumenten försvinner inte helt bara för att man raderar dem, utan de flyttas till papperskorgen istället.

Du kan också byta namn på ditt dokument eller ändra egenskaperna för det. Detta kan göras på två sätt:

Alternativ 1

Versionsnumreringen av dokument sker på så sätt att den första versionen som skapas/laddas upp alltid får versionen 0.1. Versionsnumrets andra siffra räknas sedan upp automatiskt för varje ny version som skapas av dokumentet (0.8 -> 0.9 -> 0.10 -> 0.11 etc). När man skapar en ny godkänd huvudversion av ett dokument ersätts den senaste versionen (tex 0.11) med den godkända huvudversionen 1.0.

Om du vill arbeta med olika versioner av ett dokument göra du så här:

1. Klicka på versionsnumret efter dokumentnamnet.
2. Om du vill öppna en tidigare version av ett dokument, väljer du vilken version du vill öppna i rutan Version och klickar sedan på knappen Öppna. Notera att du endast kan öppna dokument för läsning på detta sätt, INTE för redigering direkt.
3. Du kan även ta bort en tidigare version av ett dokument genom att välja vilken version du vill ta bort i rutan Version och sedan klicka på knappen Ta bort. Notera att du INTE kan ta bort den sista versionen av ett dokument.
4. I rutan Versionsinformation kan du se när de olika versionerna har skapats och av vem. Denna information är genererad av systemet och kan INTE ändras.
5. Om du vill skapa en godkänd huvudversion av ett dokument (1.0, 2.0, 3.0 etc) så klickar du på knappen Skapa ny huvudversion.

Du kan läsa mer om hur man slår på/av versonshanteringen under Redigera egenskaper för dokument ovan.

1. När du vill kopiera ett dokument gör du detta genom att markera kryssrutan bredvid dokumentnamnet för det eller de dokument du vill kopiera.
2. Klicka på knappen Kopiera .
3. Navigera dig fram till den katalog som du vill lagra de kopierade dokumenten i och klicka på knappen Klistra in .

När du vill redigera ett dokument så finns det två alternativ. Antingen sparar du ner dokumentet på din dator först, öppnar och redigerar det där och laddar sedan upp det till rummet igen, eller också öppnar du dokumentet direkt från dokumentarkivet, redigerar dokumentet och sparar sedan tillbaka det till projektrummet (detta kräver att du använder ProjectCoordinator Desktop). OBS: Om du bara har läsrättigheter för dokumentet kommer det att öppnas i skrivskyddat läge, och du kan då inte redigera och spara tillbaka det utan att först spara om det.

• Spara lokalt först

1. Klicka på dokumentnamnet i dokumentarkivet.
2. Du får nu upp en fråga om du vill öppna dokumentet eller spara det på din dator. Tryck Spara eller Spara som och välj sedan var på din dator du vill spara dokumentet, i rutan som kommer upp.
3. Öppna dokumentet och redigera det. När du är färdig med din redigering klickar du på Spara och stänger sedan dokumentet.
4. Ladda sedan upp dokumentet igen genom att antingen klicka på Ladda upp filer  eller leta fram det dokument som du vill ladda upp i t.ex. Windows® Utforskaren och ladda upp det genom att använda Dra & Släpp-funktionen.

• Redigera direkt (fungerar bara om du har DMK (Document Management Kit) installerat, eller använder ProjectCoordinator Desktop)

1. Klicka på dokumentnamnet i dokumentarkivet.
2. Du får nu upp en fråga om du vill öppna dokumentet eller spara det på din dator. Välj Öppna, och ditt dokument öppnas i tillhörande program (Word®, Excel® etc.). OBS: I ProjectCoordinator Desktop öppnas dokumentet automatiskt, om du har en programvara installerad som kan öppna filformatet.
3. När du är färdig med din redigering klickar du på Spara och stänger sedan dokumentet.
4. Du får nu upp en fråga (gäller endast DMK) om du vill spara ändringarna till rummet. Svara Ja och sedan OK. Ditt dokument är nu lagrat i dokumentarkivet som senaste versionen. OBS: Du kan inte byta vy i ditt dokumentarkiv medan du håller på att redigera dokumentet direkt mot projektarkivet, om du vill att det ska sparas tillbaka automatiskt. Om du byter vy, dvs går till en annan katalog i dokumentarkivet eller byter till t.ex. Kalender, kommer du inte att få frågan om du vill spara ändringarna till rummet.

Om du vill vara säker på att ingen annan jobbar med samma fil som du, när du ska redigera filen, kan du välja att låsa den först. Då visas en hänglås-symbol. Den som sedan försöker öppna filen kommer bara att kunna öppna filen i skrivskyddat läge. Om någon annan försöker ladda upp en nyare version av filen, får de upp ett meddelande som säger att filen är låst och att de inte kan ladda upp den. För att låsa en fil gör du så här:

1. Markera kryssrutan bredvid dokumentnamnet för det eller de dokument du vill låsa för redigering.
2. Klicka sedan på knappen Fillåsning på/av .
3. Nu visas en ikonen  i raden för filen. Filen är nu låst för redigering, och endast du kan redigera den.
4. När du är klar med redigeringen tar du bort fillåsningen på samma sätt som när du satte dit den, dvs markerar kryssrutan bredvid dokumentnamnet och klickar sedan på knappen Fillåsning på/av .

OBS: Om filen bara har Läsrättigheter (L), kan du inte låsa filen om du inte är rumsadministratör eller medlem av en grupp som har högre rättighetsnivå och tillåtelse till Läs/Ändra (L/Ä).

1. Markera kryssrutan bredvid dokumentnamnet för det dokument du vill begära granskning av.

2. Klicka sedan på knappen Begär granskning .

3. Under rubriken Begär granskning kan du välja vilka du vill lägga till som granskare av dokumentet genom att klicka på deras namn i listan Tillgängliga användare/grupper. De dyker då också upp i den högra listan Medlemmar.

4. Tryck på knappen Lägg till och användaren/användarna läggs till i listan Valda granskare.

5. Välj vilken tid granskningen senast ska vara avslutad genom att ange datum och tidpunkt under rubriken Avsluta granskningen senast.

6. I fältet Meddelande till granskare kan du skriva in instruktioner till granskarna.

7. Under rubriken Meddela mig när: kan du välja hur du vill bli informerad (via e-post) när granskarna är klara.

   1. Om du kryssar i rutan framför Varje granskare är klar, innebär det att systemet kommer att skicka ett e-postmeddelande till dig så fort någon av granskarna är klara med sin granskning.
   2. Om du kryssar i rutan framför Alla granskare är klara, innebär det att systemet kommer att skicka ett e-postmeddelande till dig så fort alla granskarna är klara med sina granskningar.
8. Vill du själv ha en kopia av e-postmeddelandet som skickas ut när granskningen sparas, markerar du rutan framför Kopia till avsändare.
9. Om du vill att alla som är med och granskar dokumentet ska kunna se vilka andra användare som också är med som granskare, så klickar du i rutan framför Alla granskare synliga. Om denna inte är ikryssad, så kommer de personer som är granskare av dokumentet inte att se namnen på de andra personerna som också är granskare av det dokumentet.
10. Du kan välja om du vill låsa filen för de andra granskarna genom att kryssa i rutan Lås filen för granskare. Om denna inte är ikryssad, så kommer kanske personerna som är granskare av filen att kunna uppdatera filen (beroende på hur användarrättigheterna är satta) under granskningsprocessen.
11. Under rubriken Typ av granskning kan du välja om det är granskning och kommentar eller granskning och godkännande du vill begära. Om du väljer Begär granskning och kommentar innebär det att granskarna kan granska och kommentera innehållet i dokumentet. Om du väljer Begär granskning och godkännande så kommer filen att bli signerad om alla granskare godkänner dokumentet. Om ett dokument är signerat innebär det att inga fler uppdateringar (versioner) kan göras av det dokumentet.

OBS: Om du vill se kommentarerna i efterhand kan du se granskningen om du markerar filen och klickar på knappen Egenskaper , du kan även klicka på ikonen för dokumentet bredvid dokumentnamnet eller klicka direkt på ikonen  eller  till vänster om kolumnen Ändrad (ändringsdatum). Du kan där under fliken Granskning se de Pågående och Avslutade granskningarna, och klicka på den du vill se.

Om du blir kallad som en granskare av ett dokument kommer du att få information om detta via e-post. För att granska och kommentera dokumentet klickar du antingen på länken i e-postmeddelandet, eller också klickar du på ikonen  eller  bredvid dokumentnamnet i mappen under Dokumenthantering . Då öppnas informationen om granskningen och du kan även lämna kommentarer direkt i granskningsfunktionen.

För att lämna en kommentar till granskningen klickar du på  Lägg till kommentar. Då aktiveras en ruta där du kan skriva in dina kommentarer. Om du senare vill lägga till fler kommentarer eller vill redigera dina tidigare inlagda kommentarer, klickar du igen på länken  Lägg till kommentar.

När du är klar med granskningen klickar du på knappen Avsluta min granskning.

Om det är ett godkännande som efterfrågats, så klickar du på knappen Avsluta och godkänn om du godkänner innehållet eller Godkänn inte om du inte godkänner innehållet.

Om ett godkännade efterfrågats kommer granskningen att avslutas så fort någon av granskarna svarar att de inte godkänner dokumentet. Om alla granskare godkänner filen kommer den att bli signerad och få markeringen i fillistan.

1. När du vill tillåta visning på publika sidor av ett dokument från arkivet väljer du vilken eller vilka dokument du göra detta för genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka sedan på knappen Tillåt visning på Publika sidor .

Som bekräftelse på att dina dokument tillåtits att visas på publika sidor får du ikonen längst till höger i listan. Dokument som inte är tillåtna att visas på publika sidor har ingen sådan ikon. När dokumenten är tillåtna att visas på publika sidor kan de länkas upp på t.ex. en hemsida så att alla som läser hemsidan kan klicka på länken och se dokumentet. De kan även synas i sidobjekt som finns inlagda på publika sidor.

1. När du vill tillåta visning av ett dokument från arkivet väljer du vilket eller vilka dokument du vill göra detta för genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka sedan på knappen Tillåt visning på Interna sidor .

Som bekräftelse på att dina dokument tillåtits att visas på interna sidor får du ikonen längst till höger i listan. Dokument som inte är tillåtna att visas på interna sidor har ingen sådan ikon. När dokumenten är tillåtna att visas på interna sidor kan de synas i sidobjekt som finns inlagda på interna sidor.

1. Om du vill publicera något/några av dina sparade dokument, väljer du vilket eller vilka dokument du vill göra detta för genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka på knappen Tillåt visning på Publika sidor .

Som bekräftelse på att dina dokument tillåtits att visas på publika sidor får du ikonen  längst till höger i listan. När dokumenten är tillåtna att visas på publika sidor kan de länkas upp på t.ex. en hemsida så att alla som läser hemsidan kan klicka på länken och se dokumentet.

OBS: Du kan använda denna funktion för att dela filer med personer som inte är användare i portalen. Kopiera bara länken till filen du just publicerade och dela den via t.ex. e-post. Kom ihåg att du inte kan publicera något om du inte har åtminstone Läs/Ändra-rättigheter. Endast Läs-rättigheter lägger inte till ikonen  till filen.

När du vill skapa ett nytt dokument baserat på ett befintligt kan detta göras på två sätt:

Alternativ 1

Alternativ 2

Om du vill skapa ett nytt tomt officedokument för du bara markören över knappen Nytt officedokument  och väljer sedan vilken typ av dokument du vill skapa genom att klicka på en av de sex ikonerna Nytt Word-dokument, Nytt Word 2007-dokument, Nytt Excel-kalkylblad, Nytt Excel 2007-kalkylblad, Ny Powerpoint-presentation eller Ny Powerpoint 2007-presentation.

1. Vill du prenumerera på något/några dokument/kataloger väljer du vilken eller vilka dokument/kataloger du vill prenumerera på genom att markera kryssrutorna bredvid namnet.
2. Klicka på knappen Prenumeration på/av .

OBS: Om du prenumererar på en hel mapp, prenumererar du även på alla filer inuti den mappen. Prenumerationen kommer även att gälla nya filer som användare laddar upp till den mappen. Du kan välja hur ofta du vill ha en prenumerationsrapport. Du hittar detta under Mina funktioner/Mina prenumerationer. Där kan du ställa in aviseringsfrekvensen på antingen Direkt, 1 gång/timme, 1 gång/dag, Varannan dag eller 1 gång/vecka.

1. Vill du spara ner några av dina lagrade dokument till din dator väljer du vilken eller vilka dokument/mappar som du vill spara ner genom att markera kryssrutorna bredvid namnet på dokumentet/mappen.
2. Klicka på knappen Exportera .
3. En fönster visas, där du får välja om du vill öppna eller spara filen. Beroende på vilket operativsystem din dator har, får du varierande frågor och fönster. Till exempel, om du i Windows 7 klickar på nedåtpilen vid sidan om Spara, får du möjlighet att välja Spara som och välja till vilken plats du vill ladda ned filen.
4. Avsluta genom att klicka på Spara.

OBS: I ProjectCoordinator Desktop har du inte möjlighet att välja till vilken plats dina packade filer kommer att laddas ned. Den exporterade filen sparas på C:\”min dators namn“\användare\”din användares namn”\Mina dokument. Filens namn kan till exempel vara: “archiveexport-201308191506.tar”.

OBS: För att kunna extrahera den exporterade filen behöver du ett program som kan hantera filer av typen *.tar eller *.zip.

Exempel på sådana program är: WinRAR (http://www.win-rar.com), WinZip (http://www.winzip.com) och TUGZip (http://www.tugzip.com).

Du kan använda den inbyggda förhandsgranskningsfunktionen. OBS: De vanligaste förekommande filformaten stöds.

1. Om du vill förhandsgranska ett dokument, markera kryssrutan bredvid dokumentnamnet för det dokument du vill förhandsgranska.
2. Klicka på knappen Förhandsgranska .
3. Efter en stund öppnas ett nytt fönster och du kan se dokumentet. I detta fönster kan du även välja att använda Sök, Zooma in och ut och Skriva ut dokumentet.
4. Stäng fönstret genom att klicka på X uppe i högra hörnet.