Resursplanering

I Resursplanering kan du allokera resurser till aktiviteter eller ändra parametrar för en allokerad resurs. Du kan komma åt denna funktion genom att välja Resursplanering  under Planering & Uppföljning .

Det är bara den person/de personer som har rollen Administratör eller Planerare, som kan lägga till, redigera eller ta bort resursplanerade aktiviteter i Resursplanering. I Aktivitetsplanering kan några av aktivitetsparametrarna uppdateras och ändras av den person som är ansvarig för aktiviteten, (även om personen inte har rollen Administratör eller Planerare). Där kan alla användare i portalen eller rummet dock se de aktiviteter som finns, inte i Resursplanering. Om du har rollen Administratör eller Planerare i Lobbyn, kan du använda alla resurser i hela portalen, men om du har rollen Administratör eller Planerare i ett Rum kan du bara använda medlemmar i just det rummet som resurser.

OBS: Innan du kan tilldela några resurser måste du sätta Arbetstid per dag för resursen. Se Kurser

OBS: Om en Kontaktresurs är synlig i Resursplaneringen beror på hur Kontaktsynligheten är satt under funktionen Kontakter . Till exempel kan du inte använda en kontakt i Lobbyns resursplanering om inte kontakten är satt som synlig även i Lobbyn, eller på samma sätt ute i ett rum. Om du vill använda Kontaktresursen i hela portalen, välj då Synlig för alla användare på portalen.

Innehåll

 

• Arbeta med resurser
• Söka resurser
• Ändra tidsperiod som visas

 

Arbeta med resurser

 

OBS: Funktionalitet och den information du tillåts ändra beror på din roll och behörighet.

 

Lägg till en ny resurs i Resurslista och Allokeringsdiagram  (Administratör eller Planerare)

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum. OBS: Om du befinner dig i ett rum är rumsnamnet redan ifyllt. 
2. Klicka på knappen Lägg till resurs .
3. Välj en aktivitet från rullgardinsmenyn Välj aktivitet.
4. Välj en resurs från rullgardinsmenyn Välj resurs.
5. Lägg till hur många timmar i fältet Timmar.
6. Välj Start- och Stoppdatum.
7. Om du vill skapa en återkommande allokering, följ först punkt 1-6 och klicka sedan på knappen Klicka här för att skapa en återkommande allokering. Sedan kan du välja hur du vill att allokeringen ska återkomma. Du kan också välja Tidsspann inom vilken allokeringarna ska göras. Använd kalender-knapparna för Start- och Stoppdatum. Klicka på knappen OK när du är klar. OBS: Här är ett exempel: I fall den som är ansvarig planerare av resurser, vill att en resurs ska arbeta bestämda tider på vissa dagar i veckan, flera gånger under en aktivitets varaktighet, kan detta allokeras med återkommande allokering. När du allokerar resursen till aktiviteten, måste du ange timmar och det återkommande datumintervallet. Till exempel, om resursen måste lägga 4 timmar på en enda dag, kan du ange timmar, startdatum och slutdatum som samma. Om du nu klickar på knappen Klicka här för att skapa en återkommande allokering kan du ange det veckoalternativ och de dagar i veckan, där resursen ska arbeta de fyra timmarna på denna aktivitet, överensstämmande med tidsramen för allokeringen. Här väljer vi t.ex. onsdag och torsdag. Om du nu sparar och letar upp aktiviviteten i månadsvyn, ser du att resursen allokerades fyra timmar på denna aktivitet på onsdag och torsdag varje vecka, och att det skapats flera allokeringsposter för detta.
8. Klicka på knappen Lägg till resurs till aktivitet för att slutföra allokeringen av resursen.

 

Lägg till/ändra parametrar i Resurslista  (Administratör eller Planerare)

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum.
2. Välj en resurs i Resurslista.
3. Lägg till/ändra Startdatum, välj startdatum i Resurslista och klicka på kalenderknapparna för att välja aktuellt år, månad och dag i kalendern.
4. Lägg till/ändra Stoppdatum, välj stoppdatum i Resurslista och klicka på kalenderknapparna för att välja aktuellt år, månad och dag i kalendern.
5. Lägg till/ändra Tid, välj fält för tid i Resurslista och fyll i tiden i timmar för aktiviteten.
6. Kalkylerat allokeringsvärde i procent, %: Visar aktuell allokeringsprocent, ändra start- och/eller stoppdatum eller tid för att ändra detta värde. OBS: Justeras automatiskt.
7. Info är den allokerade resursens notifieringsstatus. NS betyder Email inte skickat ännu, I betyder Informerad och NR betyder Inte svarat ännu. Hur du informerar resurserna är förklarat i följande avsnitt nedan: Skicka Email till Resurs/er (Administratör eller Planerare).

 

Visa resursinformation (Administratör eller Planerare)

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum.
2. Välj en resurs i Resurslista.
3. Klicka på knappen Visa resursinformation  i verktygsfältet.
4. Ett nytt fönster visas med detaljerad information om den valda resursen.

 

Skicka Email till Resurs/er (Administratör eller Planerare)

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum.
2. Välj en resurs i Resurslista.
3. Klicka på knappen Informera resurs  i verktygsfältet.
4. Ett nytt fönster visas, välj hur resursen ska bli informerad och vilken typ av kvitto som ska användas:
   1. Informera resurs, ett e-postmeddelande skickas till resursen med information om allokeringen.
   2. Begär bekräftelse från resurs, ett e-postmeddelande skickas till resursen med information om allokeringen, och med en begäran om att skicka en bekräftelse angående e-postmeddelandet.
   3. Skicka mig svar via e-post, om du vill ha en kopia av e-postmeddelandet som skickas till resursen.
5. Klicka på knappen Skicka för att skicka e-postmeddelandet.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill skicka e-postmeddelandet, klicka på knappen Avbryt.

Ta bort resurs från Resurslista och Allokeringsdiagram (Administratör eller Planerare)

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum.
2. Välj en resurs i Resurslista.
3. Klicka på knappen Ta bort resurs  i verktygsfältet.

 

Sök resurs/er

 

Om du vill söka på en användarresurs i sökfunktionen måste Arbetstid per dag vara satt till minst 1 timme. Sökfunktionen tar inte med användarresurser som har Arbetstid per dag satt till 0, eftersom dessa inte har någon beläggningsbar tid.

Definiera Sökvillkor och Sök resurs (Administratör eller Planerare)

1. Klicka på knappen Sök resurs .
2. I fönstret Sök som visas kan du definiera sökkriterier, ändra parametrar och allokera resurser till olika aktiviteter (se nedan).

 

Lägg till nya Sökvillkor

1. Använd den första rullgardinsmenyn för att välja sökkriterier.
2. Använd den andra rullgardinsmenyn för att välja sökvillkor.
3. Skriv in ett sökvärde i fältet Sökvärde.
4. Klicka på knappen Lägg till i verktygsfältet för att lägga till ett nytt sökvillkor i listan med sökvillkor.

 

Sök resurser

1. Välj ett eller flera sökvillkor ur listan med sökvillkor, (kryssa i kryssrutan framför önskat sökvillkor i listan med sökvillkor).
2. Klicka på knappen Sök  i verktygsfältet.

 

Ta bort Sökvillkor

1. Välj ett eller flera sökvillkor ur listan med sökvillkor, (kryssa i kryssrutan framför önskat sökvillkor i listan med sökvillkor).
2. Klicka på knappen Ta bort i verktygsfältet.
3. Det valda sökvillkoret tas bort från listan.

 

Rensa alla Sökvillkor

1. Klicka på knappen Rensa i verktygsfältet.
2. Alla sökvillkor tas bort från listan.

 

Lägg till/ändra parametrar i Sökresultatlista (Administratör eller Planerare)

1. Välj Resurs från Sökresultatlista.
2. Lägg till/ändra startdatum, välj Startdatum i Sökresultatlista och klicka på kalenderknapparna för att välja aktuellt år, månad och dag i kalendern.
3. Lägg till/ändra stoppdatum, välj Stoppdatum i Sökresultatlista och klicka på kalenderknapparna för att välja aktuellt år, månad och dag i kalendern.
4. Lägg till/ändra tid. välj fält för Tid i Sökresultatlista och fyll i tiden för aktiviteten.
5. Kalkylerat värde CA, Aktuell allokering: Visa aktuell allokering, ändra start- och/eller stoppdatum för att ändra detta värde.
6. Kalkylerat värde EA, Estimerad allokering: Visa estimerad allokering när den nya ändringen är gjord, ändra Tid för att ändra detta värde.

 

Visa resursinformation (Administratör eller Planerare)

1. Välj Resurs från Sökresultatlista.
2. Klicka på knappen Visa resursinformation.
3. Ett nytt fönster Resursdetaljer visas med detaljerad information om den valda resursen.
4. För att stänga fönstret Resursdetaljer, klicka på knappen Stäng.

 

Allokera en Resurs till en Aktivitet (Administratör eller Planerare)

1. Välj Resurs från Sökresultatlista.
2. Välj en aktivitet från rullgardinsmenyn Välj aktivitet, (den aktivitet du vill allokera den valda resursen till).
3. Klicka på knappen Lägg till resurs till aktivitet.

 

Ändra tidsperiod som visas (Resurslista och Allokeringsdiagram)

 

OBS: Den funktionalitet och information som du tillåts att ändra beror på vilken roll och vilka rättigheter du har.

 

Ändra tidsperioden att visa, Dagvy

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum. OBS: Om du befinner dig i ett rum är rumsnamnet redan ifyllt.
2. Klicka på knappen Dag i verktygsfältet.
3. Ändra Dag.
   1. Använd knappen  för att stega en dag framåt.
   2. Använd knappen  för att stega en dag bakåt.

 

Ändra tidsperioden att visa, Veckovy

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum. OBS: Om du befinner dig i ett rum är rumsnamnet redan ifyllt.
2. Klicka på knappen Vecka i verktygsfältet.
3. Ändra Vecka.
   1. Använd knappen  för att stega en vecka framåt.
   2. Använd knappen  för att stega en vecka bakåt.

 

Ändra tidsperioden att visa, Månadsvy

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum. OBS: Om du befinner dig i ett rum är rumsnamnet redan ifyllt.
2. Klicka på knappen Månad i verktygsfältet.
3. Ändra Månad.
   1. Använd knappen  för att stega en månad framåt.
   2. Använd knappen  för att stega en månad bakåt.

 

Ändra tidsperioden att visa, Årsvy

1. Välj ett rum i rullgardinsmenyn Välj rum. OBS: Om du befinner dig i ett rum är rumsnamnet redan ifyllt.
2. Klicka på knappen År i verktygsfältet.
3. Ändra År.
   1. Använd knappen  för att stega ett år framåt.
   2. Använd knappen  för att stega ett år bakåt.