Finansiell administration

I Finansiell administration du kan ställa in valutor, pris på resurser och timpris, anpassa fält för finansiella rapportering mm. Du måste ha rollen Administratör i Lobbyn för att arbeta med Finansiell administration, dvs denna funktion är inte tillgänglig inifrån ett rum.

Finansiell administration startas genom att välja Finansiell administration under Administration.

OBS: Innan du kan lägga till Intäkter och Kostnader i ProjectCoordinator måste du sätta åtminstone en valuta. Se Valutor

Innehåll

 

1. Valutor
2. Kurser
3. Rapportörer
4. Användardefinierade fält

 

Valutor

 

•  Lägg till valuta

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Valutor.
3. Klicka på knappen Lägg till valuta  i verktygsfältet.
4. Välj en valuta i rutan Valuta. OBS: Den första valutan du lägger till kommer automatiskt att bli standardvaluta för portalen, och växelkursen för samtliga valutor som läggs till efter, kommer att anges i förhållande till standardvalutan.
5. När en valuta har valts, kommer värdena i Kortnamn och Växelkurs att läggas till automatiskt. Den nuvarande växelkursen hämtas automatiskt från en extern webbtjänst.
6. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Redigera valuta

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Valutor.
3. Välj den valuta du vill redigera genom att markera kryssrutan för önskad valuta och klicka sedan på knappen Redigera valuta  i verktygsfältet.
4. Redigera växelkursen för valutan genom att ändra värdet i fältet Växelkurs. OBS: Du kan bara ändra Växelkurs, inte Valuta eller Kortnamn.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Inaktivera/Aktivera valuta

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Valutor.
3. Välj den valuta du vill inaktivera / aktivera genom att markera kryssrutan för önskad valuta och sedan klicka på knappen Inaktivera valuta för att inaktivera valutan eller Aktivera valuta för att aktivera valutan. Om en valuta är inaktiverat, innebär det att det inte längre är möjligt att använda valutan, (den kommer inte att vara valbar när du lägger till nya eller redigerar utgifter / intäkter), men all tidigare redovisad information där den används kommer att finnas kvar.
    

• Ta bort valuta

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Valutor.
3. Välj den valuta du vill ta bort genom att markera kryssrutan för den önskade valutan och klicka sedan på knappen Ta bort valuta i verktygsfältet. OBS: Om det finns kostnader/intäkter rapporterade med den valda valutan, kommer valutan endast att inaktiveras, (det är inte möjligt att rapportera nya kostnader/intäkter med den här valutan), men de befintliga kostnaderna/intäkterna kommer att finnas kvar. Om inga kostnader redovisats med den valda valutan, kommer den att tas bort helt från listan. Standardvalutan kan varken tas bort eller inaktiveras.

 

Kurser

 

När en ny användare skapas, läggs Valuta (standard) och Arbetstid per dag (8 h) till automatiskt under fliken Resursens grundpris. Vill man istället att Enhetens grundpris ska gälla fyller man i uppgifter under den fliken. Man kan vidare inte bara sätta ett grundpris på en enhet/rum, utan även på individnivå, om man väljer Resurspris per enhet. OBS: Resurspris per enhet upphäver inställningarna gjorda i både fliken Resursens grundpris och i fliken Enhetens grundpris.

 

• Resursens grundpris

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Kurser, sedan på fliken Resursens grundpris.
3. En lista med alla användare/resurser visas i huvudfönstret. Här kan du redigera värdena direkt i listan:
   1. Valuta-fältet, här väljer du vilken valuta som skall användas för en resurs Timpris och Pris.
   2. Timpris-fältet, här väljer du grundpriset för en resurs (utpriset).
   3. Pris-fältet, här väljer du priset för resursen (vad resursen kostar internt).
   4. Arbetstid per dag, här anger du den normala arbetstiden per dag för resursen. OBS: Detta är obligatoriskt om du vill ha möjlighet att hantera resursen i Resursplaneringen.
4. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Enhetens grundpris

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Kurser, sedan på fliken Enhetens grundpris.
3. En lista över alla enheter visas i huvudfönstret. Här kan du redigera värdena direkt i listan:
   1. Valuta-fältet, här väljer du vilken valuta som skall användas för en enhets Timpris.
   2. Timpris-fältet, här väljer du grundpriset för en enhet (ersätter resursens grundpris för den enheten).
4. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Resurspris per enhet

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Kurser, sedan på fliken Resurspris per enhet.
3. En lista över alla enheter visas i huvudfönstret. Här kan du redigera värdena direkt i listan:
   1. Valuta-fältet, här väljer du vilken valuta som skall användas för Timpris.
   2. Timpris-fältet, här väljer du grundpriset för en enhet (ersätter resursens grundpris för den enheten).
4. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

 

Rapportörer

 

Konton

 

• Lägg till konto

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Konton.
3. Klicka på knappen Lägg till konton i verktygsfältet.
4. Skriv in namnet på det nya kontot i fältet Kontonamn.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Redigera konto

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Konton.
3. Välj det konto du vill redigera genom att kryssa i kryssrutan för önskat konto och klicka sedan på knappen Redigera konto i verktygsfältet.
4. Redigera namnet på kontot i fältet Kontonamn.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Ta bort konto

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Konton.
3. Välj det konto du vill ta bort genom att markera kryssrutan för önskat konto och klicka sedan på knappen Ta bort konton i verktygsfältet.
    

Kontoanvändare

 

• Lägg till/ Redigera Kontoanvändare

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Kontoanvändare.
3. Klicka på knappen Lägg till kontoanvändare i verktygsfältet.
4. I fönstret som öppnas, välj först konto för användaren, från rullgardinsmenyn Konto.
5. När ett konto har valts, innehåller listan Användare alla användare på portalen som ännu inte är kopplade till ett konto. För att lägga till en användare till ett konto, använd dra och släppa-funktionen, genom att dra och släppa användaren till listan med Kontoanvändare. OBS: Observera att en användare bara kan vara kopplad till ett konto.
6. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

• Ta bort Kontoanvändare

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Kontoanvändare.
3. Välj vilken kontoanvändare du vill ta bort, genom att markera kryssrutan för kontoanvändaren och sedan klicka på knappen Ta bort kontoanvändare i verktygsfältet.
4. Klicka på knappen Ja för att ta bort vald kontoanvändare.
5. Klicka på knappen OK för att bekräfta.

 

Finansiell rapportör

 

• Lägg till/Modifiera/Radera Finansiell rapportör

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka först på fliken Rapportörer, sedan på fliken Finansiell rapportör.
3. Klicka på knappen ... till höger i listan med Konton.
4. I fönstret som öppnas är alla användare som är kopplade till kontot listade under Kontoanvändare. För att lägga till en kontoanvändare som finansiell rapportör, flytta användaren till listan med finansiella rapportörer, använd funktionen dra och släpp för att flytta en användare mellan listan med Kontoanvändare och listan med Finansiell rapportör.
5. För att välja på vilken nivå, (Rum/Org. enheter/Lobby) en kontoanvändare skall kunna rapportera intäkter/kostnader, markera användaren i listan Finansiell rapportör.
6. I listan Välj rum, klickar du i rutorna för vilka nivåer och rum som du vill att rapportören ska kunna rapportera intäkter/kostnader för.
7. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Användardefinierade fält

 

• Lägg till användardefinierade fält

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Klicka på knappen Lägg till användardefinierat fält i verktygsfältet.
4. Skriv in namnet på det nya fältet i Kolumnnamn.
5. I Kolumntyp väljer du vilken typ av information som skall kunna lagras i det nya fältet. Du kan välja mellan följande typer:
   1. Select (Rullgardin) - Fält med ett antal fördefinierade valbara alternativ, (för att lägga till nya eller redigera valbara alternativ se Lägg till / redigera valbara alternativ för användardefinierade fält av typen Select).
   2. Checkbox (Kryssruta) - En kryssruta där användaren kan markera / avmarkera fältet.
   3. Date (Datum) - Datum fält där användaren kan välja datum med datum-väljare, (datumet är valbart från en kalender).
   4. Text (Text) - ett textfält där användaren kan infoga textinformation.
   5. Number (Nummer) - Fält som bara accepterar siffror (tecken 0-9 och .).
6. Välj om det nya fältet skall vara obligatoriskt eller inte genom att klicka på motsvarande värde Ja/Nej, (dvs. man måste fylla i fältet när man rapporterar kostnader/intäkter).
7. För att välja på vilken nivå det nya fältet skall vara synligt, (Rum/Org. enheter/Lobby), markera kryssrutorna för nivåerna under Välj enhet.
8. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

• Redigera användardefinierade fält

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Markera fältet du vill redigera genom att kryssa i rutan för önskat fält och klicka sedan på knappen Redigera användardefinierat fält i verktygsfältet.
4. Redigera informationen i fältet enligt beskrivningen i Lägg till användardefinierade fält ovan. OBS: Du kan inte ändra informationen i Typ kolumnen av ett redan skapat fält.
5. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Flytta en rad med användardefinierade fält en rad upp eller ned

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Markera det användar definierade fält du vill flytta genom att kryssa i rutan i början på raden.
4. Klicka på en av knapparn  eller  för att flytta det valda användardefinierade fältet en rad upp eller ned i listan med Användardefinierade fält.
    

• Ta bort användardefinierade fält

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Markera det användar definierade fält du vill ta bort genom att markera kryssrutan för önskat fält och sedan klicka på knappen Ta bort användardefinierat fält i verktygsfältet. OBS: Om fältet har används, är det endast möjligt att inaktivera fältet, inte att ta bort det. Om du verkligen vill ta bort fältet måste du först ta bort all rapporterad information där fältet har används.

• Ändra ordningen på kostnadskolumner

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Om du vill ändra ordning på fälten, använd dra och släpp metoden för att ändra ordning i listan Användardefinierade fält. När du har fälten i önskad ordning, klicka på knappen OK som dyker upp, för att spara ändringarna.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

• Lägg till/redigera valbara alternativ för användardefinierade fält av typen Select

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Klicka på ... knappen till höger om Tillval kolumnen.
4. I fönstret Lägg till alternativ som öppnas kan du lägga till nya, redigera eller ta bort valbara alternativ.
5. Lägg till ett nytt alternativ:
   1. Klicka på knappen Lägg till .
   2. En ny rad läggs till listan där du kan ange namnet på alternativet.
   3. Klicka på knappen Uppdatera.
6. Redigera ett befintligt alternativ:
   1. Dubbel klicka på önskat alternativ i listan Lägg till alternativ som du vill ändra.
   2. Redigera innehållet.
   3. Klicka på knappen Uppdatera.
7. Ta bort ett alternativ:
   1. Välj ett alternativ i listan Lägg till alternativ.
   2. Klicka på knappen Ta bort .
8. När du är klar med ändringarna klickar du på knappen X, (i övre högra hörnet) för att ta bort fönstret Lägg till alternativ.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

• Inaktivera/Aktivera användardefinierade fält

1. Välj Finansiell administration  under Administration .
2. Klicka på fliken Användardefinierade fält.
3. Markera det användardefinierade fält som du vill inaktivera / aktivera genom att markera kryssrutan för önskat fält och sedan klicka på knappen Inaktivera användardefinierat fält  för att inaktivera användardefinierade fält eller Aktivera användardefinierat fält  för att aktivera användardefinierade fält. Om ett användardefinierat fält är inaktiverat, innebär det att det inte längre är möjligt att använda fältet, (det kommer inte att vara valbart när du lägger till nya eller redigerar utgifter / intäkter), men all tidigare redovisad information där fältet används kommer att finnas kvar.