Aktivitetsplanering

Funktionaliteten för Aktivitetsplanering i rummet är likadan som funktionaliteten i lobbyn.

Aktivitetsplanering är uppdelad i två delar. Den vänstra delen kallas Aktivitetslista, den högra delen kallas Ganttvy.

I lobbyn kan du lägga till, ändra, ta bort aktiviteter, underaktiviteter, milstolpar och generera rapporter för lobbyn. Du kan komma åt denna funktion genom att välja Aktivitetsplanering  under Planering & Uppföljning .

I rummet kan du lägga till, ändra, ta bort aktiviteter, underaktiviteter, milstolpar och generera rapporter för rummet. Du kan komma åt denna funktion genom att välja Aktivitetsplanering  under Planering & Uppföljning .

Det är bara den person / de personer som har rollen Administratör eller Planerare, som kan lägga till, redigera eller ta bort aktiviteter. Några av aktivitetsparametrarna kan uppdateras och ändras av den person som är ansvarig för aktiviteten, (även om personen inte har rollen Administratör eller Planerare). Alla användare i portalen eller rummet kan dock läsa de aktiviteter som finns.

 

Innehåll

• Arbeta med aktiviteter
• Lägg till/ändra aktivitetsparametrar
• Ändra aktivitetsparametrar i aktivitetsplaneringen
• Navigering, Visningsverktyg och Upplösning

 

Arbeta med aktiviteter

OBS: Din roll och dina rättigheter styr funktionaliteten och den information du får ändra.

Lägg till en ny aktivitet (Administratör eller Planerare)

 

1. Klicka på knappen Ny aktivitet.
2. Definiera aktivitetsparametrarna för den nya aktiviteten enligt Lägg till/ändra aktivitetsparametrar eller Ändra aktivitetsparametrar i aktivitetsplaneringen.

 

Lägg till en aktivitet (Administratör eller Planerare)

 

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
3. Välj Lägg till… från menyn för att öppna undermenyn.
4. Välj ny typ av aktivitet från undermenyn:
   1. Aktivitet ovanför, för att lägga till en ny aktivitet ovanför aktuell aktivitet.
   2. Aktivitet under, för att lägga till en ny aktivitet under aktuell aktivitet.
   3. Milstolpe, för att lägga till en ny milstolpe.
   4. Underaktivitet, för att lägga till en ny underaktivitet till aktuell aktivitet.
   5. Efterföljare, för att lägga till en ny efterföljare.
   6. Föregångare, för att lägga till en ny föregångare.
5. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Lägg till beroenden mellan aktiviteter (Administratör eller Planerare)

 

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Välj en av cirklarna  framför eller bakom aktuell aktivitet.
3. Håll ned den vänstra knappen på musen och använd “Drag och släpp” för att lägga till/dra ett beroende till den andra aktiviteten (den aktivitet som har ett beroende till aktuell aktivitet).
4. Släpp musknappen.
5. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Flytta aktivitet (Administratör eller Planerare)

 

1. Flytta aktiviteten upp och ned.
   1. Markera aktuell aktivitet i den vänstra halvan av aktivitetsplaneringen kallad Aktivitetslista, (använd den vänstra knappen på musen för att välja aktivitet).
   2. Håll ned den vänstra knappen på musen och använd “Drag och släpp” för att flytta den aktuella aktiviteten till dess nya position i aktivitetslistan.
   3. Släpp musknappen.
   4. Klicka på knappen Spara ändringar.
2. Ändra aktivitetsnivån.
   1. Markera aktuell aktivitet i Aktivitetslista.
   2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
   3. Välj Flytta vänster i menyn för att flytta ned aktuell aktivitet en nivå i aktivitetslistan, (dvs. ändra nivån på den valda aktiviteten från huvudaktivitet till underaktivitet).
   4. Välj Flytta höger i menyn för att flytta upp aktuell underaktivitet en nivå i aktivitetslistan, (dvs. ändra nivån på den valda aktiviteten från underaktivitet till huvudaktivitet).
   5. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Redigera aktivitet (Administratör eller Planerare)

 

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
3. Välj Redigera aktivitet från menyn för att redigera aktuell aktivitet.
4. Lägg till ny eller redigera aktivitetsparametrarna för aktuell aktivitet enligt Lägg till/ändra aktivitetsparametrar.

 

Ta bort aktivitet (Administratör eller Planerare)

 

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
3. Välj Ta bort aktivitet från menyn för att ta bort aktuell aktivitet.
4. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Ta bort beroende (syns i menyn om den aktuella aktiviteten har några beroenden).

 

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
3. Välj Ta bort beroende från menyn för att öppna undermenyn.
4. Välj den aktivitet i undermenyn som har beroendet du vill ta bort.
5. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Prenumeration / Avsluta prenumeration på en aktivitetsförändring (Alla användare)

Man kan påbörja eller avsluta en prenumeration på en aktivitet. Det innebär att man får ett e-postmeddelande varje gång det sker en uppdatering eller förändring av den valda aktiviteten.

1. Markera aktuell aktivitet i Ganttvyn.
2. Använd höger knapp på musen för att öppna menyn (högerklicka på aktuell aktivitet för att öppna menyn).
3. Välj Prenumerera från menyn för att påbörja en prenumeration av aktivitetsförändringar av den valda aktiviteten.
4. Välj Avsluta prenumeration från menyn för att avsluta prenumerationen av aktivitetsförändringar av den valda aktiviteten.
5. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Importera från MS Project (Administratör eller Planerare)

Om du har använt Microsoft ® Project ™ för projektplanering och för att definiera upp aktiviteter, kan du importera xml-data från Microsoft ® Project ™ till Aktivitetsplanering.

 

1. Starta Microsoft ® Project™.
2. Spara data från Microsoft ® Project ™ till en xml-fil:
   1. Välj fil/Spara som i Microsoft ® Project™ .
   2. Välj Spara som Filformat till xml-format.
3. I Aktivitetsplanering.
4. Klicka på knappen Importera MS Project-fil .
5. Klicka i fältet för Bläddra i MS Project Import fönstret, för att öppna ett nytt utforskarfönster.
6. Använd utforskarfönstret för att lokalisera filen som innehåller xml-data sparad från Microsoft ® Project.
7. Välj filen som innehåller xml-data sparad från Microsoft ® Project, i utforskarfönstret  och klicka på Öppna.
8. Klicka på knappen Ladda upp fil i MS Project Import-fönstret.

 

Exportera till MS Project (Administratör eller Planerare)

Om du har använt ProjectCoordinator® för projektplanering och för att definiera upp aktiviteter, kan du exportera xml-data från ProjectCoordinator® Aktivitetsplanering till Microsoft ® Project ™.

 

1. Klicka på ikonen Exportera till MS Project .
2. Välj Microsoft ® Project ™ format, klicka på den knapp, (i MS Project Export fönstret), som motsvarar det format som används av den version av Microsoft ® Project ™ som du har installerat och använder, (det valda formatet måste vara samma format som används av din Microsoft ® Project ™ installation).
3. Planeringsdata som exporteras från Aktivitetsplanering sparas som en xml-fil, (data sparas till en fil i xml-format).
4. Om du vill veta hur du importerar data från en xml-fil till Microsoft ® Project ™, se manualen och hjälp dokumentationen för Microsoft ® Project ™.

 

Ändra aktivitetsparametrar i aktivitetsplaneringen

OBS: Din roll och dina rättigheter styr funktionaliteten och den information du får ändra.

 

1. Ändra aktuella aktivitetsparametrar i den vänstra halvan av aktivitetsplaneringen kallad Aktivitetslista.
2. Välj aktuell aktivitetsparameter i Aktivitetslista (välj aktuell aktivitetsparameter i Aktivitetslista), och ändra önskad parameter.

1. Administratör och Planerare. Nedanstående aktivitetsparametrar kan ändras i Aktivitetslista:
   1. Aktivitetsnamn
       
   2. Startdatum
       
   3. Varaktighet
       
   4. Status (% klar)
2. Ansvarig för aktiviteten. Nedanstående aktivitetsparametrar kan ändras i Aktivitetslista, (om du är ansvarig för aktuell aktivitet):
   1. Status (% klar)
3. För att ändra andra aktivitetsparametrar, (parametrar som inte kan ändras i Aktivitetslista, utan bara i Ganttvyn), se Arbeta med aktiviteter.
4. Klicka på knappen Spara ändringar.

 

Lägg till/ändra aktivitetsparametrar  (Administratör eller Planerare)

OBS: Din roll och dina rättigheter styr funktionaliteten och den information du får ändra.

 

Allmänt

1. Klicka på fliken Allmänt.
2. Lägg till/ändra Aktivitetsnamn, klicka i inmatningsfältet för Aktivitetsnamn och skriv in namnet på aktiviteten.
3. Markera som milstolpe, klicka i kryssrutan för att markera aktiviteten som en milstolpe, (klicka i kryssrutan framför Markera som milstolpe med musen).
4. Lägg till/ändra Beskrivning, klicka i inmatnings fältet för Beskrivning och skriv in en beskrivning av aktiviteten.
5. Lägg till/ändra Startdatum.
   
   • Tryck på kalender knappen och välj aktuellt år, månad och dag från kalendern.
   • Ändra år, månad och / eller dag direkt i inmatningsfältet för Startdatum, (dubbelklicka på år, månad och / eller dag direkt i inmatningsfältet för Startdatum för att ändra aktuellt datum).
6. Lägg till/ändra Slutdatum.
   
   • Tryck på kalender knappen och välj aktuellt år, månad och dag från kalendern .
   • Ändra år, månad och / eller dag direkt i inmatningsfältet för Slutdatum, (dubbelklicka på år, månad och / eller dag direkt i inmatningsfältet för Slutdatum).
7. Lägg till/ändra Varaktighet, klicka i inmatningsfältet för Varaktighet och skriv in aktivitetens längd i dagar.
8. Lägg till/ändra Status(%), klicka i inmatningsfältet för Status(%) och skriv in statusen på aktiviteten.
9. Lägg till/ändra Beräknad Tid, klicka i inmatningsfältet för Beräknad Tid och skriv in den beräknade tiden för aktiviteten.
10. Använd rullgardinsmenyn för att välja vem som är Ansvarig för aktiviteten.
11. Använd rullgardinsmenyn för att välja Prioritet för aktiviteten.
12. Klicka på knappen Ok.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

 

Länkar

Du kan länka filer till en aktivitet, (dvs. du kan lägga till eller ta bort länkar till dokument, bilder och annan information som finns lagrad på fil till en huvud- eller underaktivitet).

1. Klicka på fliken Länkar.
2. Lägg till en ny fil genom att:
   1. Välj fil med utforskaren i Dokumenthanteringen.
      • Använd utforskaren i rutan under Aktivitetsnamn för att lokalisera och välja en fil, (Länkar och Namn-fälten uppdateras med var filen är lagrad och namnet på filen).
   2. Skriv in filnam och sökvägen till filen.
      • Skriv in länken till filen, (var filen är lagrad), klicka i inmatningsfältet för Länkar och skriv in sökvägen till filen.
      • Skriv in namnet på filen, klicka i inmatningsfältet för Namn och skriv in namnet på filen.
   3. Klicka på knappen Lägg till.
   4. Den valda filen läggs till i listan med länkade filer.
3. Ta bort en länkad fil från den valda aktiviteten.
   1. Lokalisera den länkade filen som skall tas bort från listan med länkade filer för den valda aktiviteten, (om du inte hittar filen i listan med länkade filer, använd rulllistan eller pilknapparna för att stega upp eller ner i listan med länkade filer).
   2. Klicka på ikonen , (i kolumnen Ta bort, för den fil som skall tas bort från listan med länkade filer).
   3. Den valda filen tas bort och listan med länkade filer uppdateras.
4. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

 

Navigering, Visningsverktyg och Upplösning

I fliken Ganttvyn får du en grafisk översikt över alla definierade huvudaktiviteter, under aktiviteter och milstolpar .
Du kan ändra tidsperioden som visas, dölja och expandera alla underaktiviteter.
 

Navigering

1. Ändra tidsperioden som visas i ett steg framåt eller bakåt enligt val som gjorts i Upplösning (kan varieras mellan Anpassad visning, 10 veckor eller 1 år).
2. Använd knappen  för att stega en tidsperiod framåt.
3. Använd knappen  för att stega en tidsperiod bakåt.

 

 

Visningsverktyg

1. Använd Visningsverktyg för att expandera/visa eller gömma underaktiviteter.
2. Klicka på knappen Minimera alla för att gömma alla underaktiviteter.
3. Klicka på knappen Expandera alla för att expandera/visa alla underaktiviteter.

 

Ändra till tidsperiod som passar fönsterstorlek.

1. Klicka på knappen Anpassad visning.
2. Tidsperioden anpassas till att visa alla aktuella aktiviteter i Ganttvyn, (om t.ex. vissa aktiviteter har lång varaktighet kan det därför bli svårt att se alla detaljer).

 

Ändra tidsperioden att visa, 10 veckor

1. Klicka på knappen 10 veckor.
2. Tidsperioden anpassas till att visa alla aktuella aktiviteter inom 10 veckor i Ganttvyn.
3. Använd knappen  för att stega en 10 veckors period framåt.
4. Använd knappen  för att stega en 10 veckors period bakåt.

 

Ändra tidsperioden att visa, 1 år

1. Klicka på knappen 1 år.
2. Tidsperioden anpassas till att visa alla aktuella aktiviteter inom 1 år i Ganttvyn.
3. Använd knappen  för att stega en 1 års period framåt.
4. Använd knappen  för att stega en 1 års period bakåt.

 

Sök aktivitet

Klicka i fältet Sök aktivitet.
I fältet Sök aktivitet kan du kan du definiera sökvillkor för att hitta specifika aktiviteter.