+46 920 37730sales@designtech.se

Lobbyanvändare

You are here

Home    /    Online-Hjälp    /    Koordinering & Samverkan    /    Lobbyanvändare

 

Innehåll

 

 

Introduktion till rättighetshantering

 

Rättighetshanteringen i rummet sköts dels genom att Användare tilldelas olika Roller och dels genom att Grupper skapas bestående av en eller flera Användare. All rättighetshantering finns samlad under funktionen Användare  under Koordinering & Samverkan . Vill du läsa mera om:

  • Roller, klicka här.
  • Grupper, klicka här.
  • Användare, klicka här.

Tabellen nedan visar en sammanställning av vilka rättigheter olika roller har.

Åtgärd Administratör Webbredaktör Planerare Alla användare
Skapa Användare Ja Nej Nej Nej
Ta bort Användare Ja Nej Nej Nej
Skapa, redigera och ta bort Grupper Ja Nej Nej Nej
Redigera Roller Ja Nej Nej Nej
Ändra Rumsinställningar Ja Nej Nej Nej
Boka möte i rummet Ja Ja Ja Ja
Skapa, ta bort och redigera aktivitet, underaktivitet och milstolpar Ja Nej Ja Nej
Skapa Rapporter Ja Ja Ja Ja
Ladda upp dokument till Dokumentarkivet Ja Ja Ja Ja
Ladda upp bilder till Bildarkivet Ja Ja Ja Ja
Lägga in Valutor, sätta Kurser, skapa Konton och välja Finansiella rapportörer Ja Nej Nej Nej
Administrera Rollhantering, Kompetenshantering och Resurslista Ja Nej Nej Nej
Administrera Kontaktlistor och Användardefinierade fält Ja Nej Nej Nej
Skapa, redigera och ta bort Kontakter Ja Ja* (*dina egna kontakter)  Ja* (*dina egna kontakter)  Ja* (*dina egna kontakter) 
Administrera Tidstyper och Inskickade tidrapporter Ja Nej Nej Nej
Skapa, redigera och ta bort Uppgifter Ja Ja Ja Ja
Resurshantera Ja Nej Ja Nej
Skapa, redigera och ta bort Kostnader och Intäkter Ja Nej Nej Nej

 

Introduktion till roller

 

Roller används för att återspegla olika funktioner som normalt finns i ett team. Rollerna är fördefinierade i systemet och kan således inte ändras, tas bort eller skapas av någon användare. De roller som finns definierade är (klicka på rollen för att få veta mer):

  • Administratör

    Den eller de som tillhör rollen administratörer har alla rättigheter i ett rum eller i lobbyn. En administratör kan:

    • - skapa rum.
    • - skapa och ta bort användare.
    • - skapa, redigera och ta bort grupper.
    • - tilldela roller.

    OBS! Om du är administratör i portalen kan du inte från början gå till ett rum genom att klicka i fliken Välj arbetsyta, den kommer alltid att vara tom för dem som har rollen administratör i portalen tills den användaren lagts till i ett eller flera rum.

    Önskar du veta mer om användarhantering kan du läsa mer om detta under: Användare -skapa, redigera och ta bort. Vill  du veta mer om grupphantering kan du läsa mer om detta under: Grupper - skapa, redigera och ta bort. I avsnittet Tilldela roller kan du läsa mer om hur användare knyts till olika roller.

  • Webbredaktör*

    Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta under funktionen *Webbhantering (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0).

    Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

  • Planerare

    Den användare som har rollen planerare har rätt att skapa, redigera och ta bort olika objekt i Aktivitetsplanering, som till exempel milstolpar och aktiviteter.

    De användare som inte har denna roll kan endast se det resultat som de med rollen planerare åstadkommit.

    Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

  • Koordinator

    Den som innehar rollen koordinator kan överblicka aktuell status beträffande kostnad och tid för alla rum i portalen. Underlaget för koordinatorn hämtas från funktionen Aktivitetsplanering i respektive rum.

    Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

  • Publikationsansvarig*

    Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta med funktionen Bibliotek* (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0) under rubriken Dokumenthantering.

    Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

     

Användare

 

Användare är namnet på den funktion som hanterar Användare, Grupper och Roller i Lobbyn. Du kan bara lägga till, redigera och ta bort Användare, Grupper och Roller om du är Administratör i Lobbyn. Är du inte det kan du bara gå in och redigera dina egna användaruppgifter. Detta gör du genom att välja Användare  under Koordinering & Samverkan . Klicka på fliken Användare, markera ditt eget namn i listan Användare och klicka sedan på knappen Visa/Redigera användare . Du kan nu redigera din användarinformation på samma sätt som för Mina inställningar.

Om du däremot är Administratör i Lobbyn kan du läsa mer om respektive del genom att klicka på någon av rubrikerna nedan:

  • Användare

    Principen för att lägga upp en ny användare är att när denne läggs upp kommer inbjudan att skickas ut via e-post. Detta kan man dock välja att slå av om man vill. Nedan kan du läsa om hur användare skapas, redigeras och tas bort.

    • Skapa ny användare

      1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
      2. Klicka på fliken Användare.
      3. Klicka på knappen Ny användare .
      4. Fyll i rutorna för Förnamn, Efternamn och e-post för den nye användaren.
      5. Om så önskas kan språket ändras i rullgardinsmenyn Språk.
      6. Användarinformationen inkluderande ett systemgenererat lösenord skickas till den nya användaren när du klickar på knappen Spara. Detta lösenord kan användaren sedan ändra. Läs mer om detta i avsnittet Mina inställningar. Om du inte vill att användaren får ett mail med ett systemgenererat lösenord kan du välja att själv sätta ett lösenord för den nya användaren. Detta gör du genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost. Du får då fram en ruta där du kan skriva in användarens nya lösenord. Det nya lösenordet kommer dock inte att beröra redan befintliga användare i portalen. Om du bara valt nya användare som redan är användare i portalen så kommer du inte att få upp rutan Lösenord när du tar bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost.
      7. Klicka på Spara när användarinformationen är enligt önskemål.

      ​

    • Skapa ny användare från fil

      Du kan även välja att skapa ett antal användare samtidigt via en textfil. Filen måste vara av formatet oformaterad text (dvs inte Word mm). I filen skriver man in alla användare med informationen i följande format och ordning: 

      e-post <TAB> Användarnamn <TAB> Förnamn <TAB> Efternamn <TAB> språk (en, se eller ns) <TAB> Intern/Extern (Int eller Ext) <Enter>.

      Efter den sista användaren i filen ska man dock inte trycka <Enter>. För att sedan skapa användarna i filen gör du följande:

      1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
      2. Klicka på fliken Användare.
      3. Klicka på knappen för Skapa användare från fil .
      4. Skriv in sökvägen till filen eller klicka på Bläddra och leta fram filen.
      5. Klicka på knappen Skicka för att öppna filen.
      6. Du kan nu redigera informationen i listan om den skulle vara felaktig.
      7. Användarinformationen inkluderande ett systemgenererat lösenord skickas till dom nya användarna när du klickar på knappen Spara. Detta lösenord kan användarna sedan ändra. Läs mer om detta i avsnittet Mina inställningar. Om du inte vill att användarna får ett mail med ett systemgenererat lösenord kan du välja att själv sätta ett lösenord för dom nya användarna. Detta gör du genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost. Du får då fram en ruta där du kan skriva in användarnas nya lösenord. Observera att alla användare i listan då får samma lösenord.
      8. Klicka på Spara när användarinformationen är enligt önskemål.

      ​

    • Redigera/visa befintlig användarinformation

      1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
      2. Klicka på fliken Användare.
      3. Markera den användare du vill visa/redigera i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara användaren själv som kan redigera informationen. Övriga kan bara läsa den.
      4. Klicka på knappen Visa/Redigera användare .
      5. Du kan nu läsa information om andra användare samt redigera din egen information enligt anvisningarna i Mina inställningar.
      6. Spara genom att klicka på Spara.

      ​

    • Ta bort befintlig användare

      1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
      2. Klicka på fliken Användare.
      3. Markera den användare du vill ta bort i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara den som har rollen Administratör som kan ta bort en användare. De som har rollen Administratör kan bara tas bort om de först fråntas rollen som Administratör. Läs mer om detta i avsnittet Tilldela roller.
      4. Klicka på knappen Ta bort användare .
      5. Bekräfta borttagandet med att trycka Ja.
      6. Den borttagna användaren kommer att meddelas om detta via e-post.

      ​

  • Grupper

    I Lobbyn finns tre grupper fördefinierade, Interna användare,Externa användare och Läsare av lobbyns interna sidor. Dessa tre grupper kan inte tas bort. Interna användare innehåller alla dom som är registrerade användare i Lobbyn. Det innebär t.ex. att dom har tillgång till bild- och dokumentarkivet för Lobbyn, Diskussionsforum m.m. Externa användare innehåller alla dom som är registrerade användare i något rum i portalen, men inte registrerad användare i Lobbyn. Dom kommer inte åt bild- och dokumentarkivet för Lobbyn, Diskussionsforum m.m. Läsare av Lobbyns interna sidor är en grupp av användare som innehåller alla de som är registrerade enbart för att kunna ta del av Lobbyns interna sidor. De kommer inte åt någonting annat i verktyget.

    Licensen är uppdelad på två olika typer, en för Interna och Externa användare, och en annan för Läsare av Lobbyns interna sidor. Alla användare måste tillhöra någon av dessa grupperna. Det betyder att om du tar bort en användare från gruppen Interna användare så kommer den användaren istället att hamna i gruppen Externa användare och vice versa.

    Dessutom kan du skapa egna grupper i Lobbyn på samma sätt som i rummen. Detta innebär emellertid inte att man bara kan tillhöra en ny grupp som man själv har skapat, man måste också tillhöra antingen Interna användare eller Externa användare. Nya grupper som man skapar kan bara innehålla användare från Interna användare.

    OBS: Grupperna du skapar är specifika för varje rum. Du måste skapa dina egna grupper i varje rum. De fördefinierade grupperna Interna användare och Externa användare är dock statiska.

  • Roller

    Roller används för att styra vem som kan/får göra vad i portalen. En roll är en koppling på individnivå (användarnivå) till vad användaren har rätt att göra och är fristående från vilken grupp denna användare tillhör.

    Du kan läsa mer om dessa i avsnittet Introduktion till roller.

    Det är endast den som har rollen Administratör som har möjlighet att tilldela roller. Alla roller tilldelas på samma sätt oavsett rollens namn:

    1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
    2. Klicka på fliken Roller.
    3. Markera den roll du vill ändra. De användare som har den markerade rollen visas i rutan till höger.
    4. Klicka på knappen Redigera roll .
    5. En ny dialogruta, Redigera roll, öppnas som innehåller rollens namn och beskrivning samt en lista för de som har den aktuella rollen, Medlemmar, och en lista för övriga användare Tillgängliga användare. Användare tilldelas respektive tas bort från en specifik roll genom att markera en användare och klicka på någon av pilarna mellan de två listorna.
    6. Klicka på Spara när tilldelningen är enligt önskemål.

    ​

  • Autentiseringsmetod

    Autentiseringsmetod (Aut. metod) är något som sätts upp av systemadministratören. Vanliga användare, rumsadministratörer eller portaladministratörer kan inte ändra inställningarna för detta. Däremot kan samtliga dessa ta del av hur olika användare autentiserar sig. Typiska autentiseringsmetoder är LDAP eller Active Directory.