Rumsanvändare

Innehåll

• Introduktion till Användare
• Introduktion till rättighetshantering
• Introduktion till roller
• Användare – skapa, redigera och ta bort
• Grupper – skapa, redigera och ta bort
• Tilldela roller

Introduktion till Användare

Användare är namnet på den funktion som hanterar Användare, Grupper och Roller i rummet. Med andra ord är det med denna funktion som teamet sätts samman, användare delas in i grupper och fördelning av roller sker. Du kan läsa mer om respektive del genom att klicka på någon av rubrikerna nedan.

• Användare

  Den som skapar rummet, rumsägaren, blir automatiskt en Administratör. Administratören kan bjuda in nya personer att delta i rummet.

• Grupper

  Syftet med grupper är att styra rättigheterna i Dokument och Bilder. En grupp kan t.ex. ha rätt att endast läsa dokument i en dokumentmapp men kunna läsa, skapa och ta bort dokument i en annan dokumentmapp. OBS: Grupperna du skapar är specifika för varje enskilt rum. De fördefinierade grupperna Interna användare och Externa användare är dock statiska och kan inte ändras.

• Roller

  Roller används för att styra vem som kan/får göra vad i projektrummet. En roll är en koppling på individnivå (användarnivå) till vad användaren har rätt att göra och är fristående från vilken/vilka grupper denna användare tillhör.

  Du kan läsa mer om dessa i avsnittet: Introduktion till roller.

• Autentiseringsmetod

  Autentiseringsmetod (Aut. metod) är något som sätts upp av systemadministratören. Vanliga användare, rumsadministratörer eller portaladministratörer kan inte ändra inställningarna för detta. Däremot kan samtliga dessa ta del av hur olika användare autentiserar sig. Typiska autentiseringsmetoder är LDAP eller Active Directory.

Önskar du veta mer om användarhantering kan du läsa mer om detta under Användare -skapa, redigera och ta bort. Vill du veta mer om grupphantering kan du läsa mer om detta under Grupper - skapa, redigera och ta bort. I avsnittet Tilldela roller kan du läsa mer om användare knyts till olika roller.

Introduktion till rättighetshantering

Rättighetshanteringen i rummet sköts dels genom att användare tilldelas olika Roller och dels genom att Grupper skapas bestående av en eller flera Användare. All rättighetshantering finns samlad under funktionen Användare  under Koordinering & Samverkan . Vill du läsa mer om:

• Användare, klicka här.
• Roller, klicka här.
• Grupper, klicka här.
• Användare, klicka här.

Tabellen nedan visar en sammanställning av vilka rättigheter olika roller har.

Introduktion till roller

Roller används för att återspegla olika funktioner som normalt finns i ett team. Rollerna är fördefinierade i systemet och kan således inte ändras, tas bort eller skapas av någon användare. De roller som finns definierade är (klicka på rollen för att få veta mer):

• Administratör

  Den eller de som tillhör rollen administratörer har alla rättigheter i ett rum eller i lobbyn. En administratör kan:

  • - skapa rum.
  • - skapa och ta bort användare.
  • - skapa, redigera och ta bort grupper.
  • - tilldela roller.

   

  OBS: Om du är administratör i portalen kan du inte från början gå till ett rum genom att klicka i fliken Välj arbetsyta, den kommer alltid att vara tom för dem som har rollen administratör i portalen tills den användaren lagts till i ett eller flera rum.

  Önskar du veta mer om användarhantering kan du läsa mer om detta under Användare -skapa, redigera och ta bort. Vill  du veta mer om grupphantering kan du läsa mer om detta under Grupper - skapa, redigera och ta bort. I avsnittet Tilldela roller kan du läsa mer om hur användare knyts till olika roller.

• Webbredaktör*

  Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta under funktionen *Webbhantering (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0).

  Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

• Planerare (Rum)

  Den användare som har rollen planerare har rätt att skapa, redigera och ta bort olika objekt i Aktivitetsplanering, som till exempel milstolpar och aktiviteter.

  De användare som inte har denna roll kan endast se det resultat som de med rollen Planerare åstadkommit.

  Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

• Koordinator (Lobby)

  Den som innehar rollen Koordinator kan överblicka aktuell status beträffande kostnad och tid för alla rum i portalen. Underlaget för koordinatorn hämtas från funktionen Aktivitetsplanering i respektive rum.

  Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

• Publikationsansvarig*

  Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta med funktionen Bibliotek (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0) under rubriken Dokumenthantering.

  Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.

   

Användare – skapa, redigera och ta bort

Det är endast den som har rollen Administratör som har möjlighet att skapa nya användare och ta bort befintliga användare. Redigering av användarinformation kan bara göras av användaren själv. Däremot kan alla användare läsa varandras information.

Principen för att lägga upp en ny användare är att när denne läggs upp kommer inbjudan om att delta i projektrummet att skickas ut via e-post. Användaren kan då logga in och börja jobba i portalen direkt. Nedan kan du läsa om hur användare skapas, redigeras och tas bort.

• Skapa ny användare

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Användare.
  3. Klicka på knappen Ny användare .
  4. Fyll i rutorna för Förnamn, Efternamn och e-post för den nye användaren.
  5. Om så önskas kan språket ändras i rullgardinsmenyn Språk.
  6. Användarinformationen inkluderande ett systemgenererat lösenord skickas till den nya användaren när du klickar på knappen Spara. Detta lösenord kan användaren sedan ändra. Läs mer om detta i avsnittet Mina inställningar. Om du inte vill att användaren får ett mail med ett systemgenererat lösenord kan du välja att själv sätta ett lösenord för den nya användaren. Detta gör du genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost. Du får då fram en ruta där du kan skriva in användarens nya lösenord. Det nya lösenordet kommer dock inte att beröra redan befintliga användare i portalen. Om du bara valt nya användare som redan är användare i portalen så kommer du inte att få upp rutan Lösenord när du tar bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost.
  7. Klicka på Spara när användarinformationen är enligt önskemål.

   

• Redigera/visa befintlig användarinformation

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Användare.
  3. Markera den användare du vill visa/redigera i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara användaren själv som kan redigera informationen. Övriga kan bara läsa den.
  4. Klicka på knappen Visa/Redigera användare .
  5. Du kan nu läsa information om andra användare samt redigera din egen information enligt anvisningarna i Mina inställningar.
  6. Spara genom att klicka på Spara.

   

• Ta bort befintlig användare

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Användare.
  3. Markera den användare du vill ta bort i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara den som har rollen Administratör som kan ta bort en användare. De som har rollen Administratör kan bara tas bort om de först fråntas rollen som Administratör. Läs mer om detta i avsnittet Tilldela roller.
  4. Klicka på knappen Ta bort användare .
  5. Bekräfta borttagandet med att trycka Ja.
  6. Den borttagna användaren kommer att meddelas om detta via e-post.

Om du vill veta mera om vad de olika rollerna betyder kan du läsa mer om detta under Introduktion till roller. Vill  du veta mer om grupphantering kan du läsa mer om detta under Grupper - skapa, redigera och ta bort.

Grupper – skapa, redigera och ta bort

Det är endast den som har rollen Administratör som har möjlighet att skapa,redigera och ta bort grupper. Nedan kan du läsa om hur grupper skapas, redigeras och tas bort.

• Skapa ny grupp

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Grupper.
  3. Klicka på knappen för Ny grupp .
  4. Fyll i rutorna för Namn och Beskrivning för den nya gruppen.
  5. Om det är känt vilken/vilka användare den nya gruppen skall innehålla kan dessa läggas till genom att klicka på önskad användare/grupp i listan Tillgängliga användare/grupper. Den/de användare/grupper som kommer att tillhöra gruppen syns då i listan för Medlemmar. Om du skapar en ny grupp bestående av enbart användare så kommer gruppen att bli en Statisk grupp. Om den nya gruppen består av andra grupper, kommer den att bli en Dynamisk grupp. OBS: En Dynamisk grupp kan enbart bestå av användare och Statiska grupper, INTE av andra Dynamiska grupper.
  6. Klicka på Spara när gruppinformationen är enligt önskemål.

   

• Redigera grupp

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Grupper.
  3. Markera den grupp du vill redigera i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara de med rollen Administratör som kan redigera informationen. Övriga kan bara läsa den.
  4. Klicka på knappen för Redigera grupp .
  5. Ändra önskad information.
  6. Spara genom att trycka på Spara.

   

• Ta bort befintlig grupp

  1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
  2. Klicka på fliken Grupper.
  3. Markera den grupp du vill ta bort i den vänstra listrutan. OBS: Det är bara den som har rollen Administratör som kan ta bort en grupp. Läs mer om detta i avsnittet Tilldela roller.
  4. Klicka på knappen för Ta bort grupp .
  5. Bekräfta borttagandet med att trycka Ja.

Om du vill veta mera om vad de olika rollerna betyder kan du läsa mer om detta under Introduktion till roller. Önskar du veta mer om användare kan du läsa avsnittet Användare -skapa, redigera och ta bort.

Tilldela roller

Det är endast den som har rollen Administratör som har möjlighet att tilldela roller. Den som skapar rummet måste välja vem som ska vara Administratör, och denne avgör sedan om någon fler användare skall bli Administratör i det rummet (kan även göras av Portaladministratören i Lobbyn). Alla roller tilldelas på samma sätt oavsett rollens namn.

1. Välj Användare  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Roller.
3. Markera den roll du vill ändra. De användare som har den markerade rollen visas i rutan till höger.
4. Klicka på knappen för Redigera roll .
5. En ny dialogruta, Redigera roll, öppnas som innehåller rollens namn och beskrivning samt en lista för de som har den aktuella rollen, Medlemmar, och en lista för övriga användare Tillgängliga användare. Användare tilldelas respektive tas bort från en specifik roll genom att markera en användare och klicka på någon av pilarna mellan de två listorna.
6. Klicka på Spara när tilldelningen är enligt önskemål.

Om du vill läsa mer om vad de olika rollerna innebär kan du läsa avsnittet Introduktion till roller.