Portaladministration

Funktionen Portaladministration kan du använda om du är Administratör i Lobbyn. Med Portaladministration kan du lägga till användare i de olika rummen i portalen. Välj Portaladministration under Administration och klicka sedan på fliken Portal. Först kan du välja om du vill administrera ett rum eller Lobbyn genom att klicka i motsvarande cirkel . I listan Rumsnamn till vänster ser du nu alla rum i portalen när du har valt Rum. Om du klickar på namnet för ett rum så får du upp alla medlemmar i det rummet i listan Användare till höger. Du kan nu välja att göra följande:

• Lägg till nya användare i ett rum

  1. Välj Portaladministration under Administration och klicka sedan på fliken Portal.

  2. Klicka i Rum eller Lobby.

  3. Om du vill lägga till användare i ett rum, markera det rum som du vill lägga till användare för i listan Rumsnamn.

  4. Klicka på knappen Användare .

  5. Om den nya medlemmen till rummet redan är användare i Lobbyn, gör du följande:

     1. Du kan välja vilka medlemmar du vill lägga till genom att klicka på deras namn i listan Tillgängliga användare/grupper. De dyker då också upp i listan Medlemmar.
     2. Tryck på knappen Lägg till och användaren läggs till i listan Aktuella rumsanvändare längst ner i fönstret.

  6. Om den nya medlemmen till rummet inte redan är användare i Lobbyn, gör du istället följande:

     1. Fyll i namnet i fälten Förnamn och Efternamn under rubriken Ny användare.
     2. Fyll i e-post i rutan E-post, detta blir användarens användarnamn (kan ändras senare).
     3. Välj språk i rutan Språk.
     4. Tryck på knappen Lägg till och användaren läggs till i listan Aktuella rumsanvändare längst ner i fönstret.

  7. If you want to see how the email(s) sent to the user will look, you can click the button Preview . To switch between the mails, simply click on the arrows in the bottom right corner. When you're finished, just click the button Edit.

  8. Användarinformationen inkluderande ett systemgenererat lösenord skickas till nya användare i portalen när du klickar på knappen Spara. Detta lösenord kan användarna sedan ändra. Läs mer om detta i avsnittet Mina inställningar. Om du inte vill att användarna får ett mail med ett systemgenererat lösenord kan du välja att själv sätta ett lösenord för nya användare. Detta gör du genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost. Du får då fram en ruta där du kan skriva in användarens nya lösenord. Det nya lösenordet kommer dock inte att beröra redan befintliga användare i portalen. Om du bara valt nya användare som redan är användare i portalen så kommer du inte att få upp rutan Lösenord när du tar bort markeringen i rutan Meddela användaren via epost.

  9. Klicka på Spara och de nya användarna blir nu inbjudna.

• Skapa nytt rum

  1. Klicka på knappen Nytt rum i verktygsfältet.
  2. Skriv in önskat namn på rummet i rutan Rumsnamn.
  3. Fyll i E-post, Förnamn och Efternamn för den person som ska vara Administratör i rummet, eller klicka på knappen Välj och välj sedan önskad administratör i listan. E-post, Förnamn och Efternamn fylls då i automatiskt.
  4. Klicka på Registrera och ditt nya rum är skapat.

   

• Ta bort ett rum

  1. Välj Portaladministration under Administration och klicka sedan på fliken Portal.
  2. Klicka i Rum.
  3. Markera det rum som du vill ta bort i listan Rumsnamn.
  4. Klicka på knappen Ta bort rum .
  5. Svara Ja i rutan som kommer upp. OBS: All information i rummet såsom dokument, bilder, diskussionsforum etc. kommer att raderas.

   

• Visa Arbetsytosammanfattning

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Portal.
  2. Klicka i Rum.
  3. Markera det rum som du vill se Arbetsytosammanfattning för i listan Rumsnamn.
  4. Klicka på knappen Arbetsytosammanfattning .
  5. Nu kan du skapa en rapport som visar Beskrivning, Aktuell status, Datum, Varaktighet, Tid, Kostnader, Intäkter, Aktiviteter  och Användare för det aktuella rummet. Den rapporten kan du välja att Exportera till Excel, Exportera till PDF eller Skriva ut.

Redigera rumsinställningar

• Redigera administratörsroll

  Du kan ändra vem/vilka som ska inneha rollen administratör i ett visst rum.

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Portal.
  2. Klicka i Rum.
  3. Markera det rum som du vill redigera administratörsrollen för i listan Rumsnamn.
  4. Klicka på knappen Redigera administratörsroll .
  5. En ny dialogruta, Redigera roll, öppnas som innehåller rollens namn och beskrivning samt en lista för de som har den aktuella rollen, Medlemmar, och en lista för övriga användare Tillgängliga användare. Användare tilldelas respektive tas bort från en specifik roll genom att klicka på namnet eller markera en användare och klicka på pilen mellan de två listorna.
  6. Klicka på Spara när tilldelningen är enligt önskemål.

Om du klickar på fliken Användare så kan du genom att klicka på ett namn i listan Användarnamn till vänster, se vilka rum han/hon tillhör i listan Rum till höger. Du kan även:

• Redigera användare

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Användare.
  2. Markera den användare du vill redigera i listan Användarnamn.
  3. Klicka på knappen Redigera användare .
  4. I listan Valda rum ser du alla rum som användaren redan är med i, medan du i listan Tillgängliga rum ser alla rum som finns i portalen som användaren inte är medlem i. Du kan nu välja att lägga till användaren till rum som han/hon inte är med i genom att klicka på det önskade rummet i listan Tillgängliga rum. Det valda rummet hamnar då i listan Valda rum. På samma sätt kan du även ta bort användaren från rum som han/hon är medlem i genom att markera det önskade rummet i listan Valda rum och sedan klicka på pilen som pekar till vänster.
  5. Om du inte vill att användaren får ett email om inbjudan/borttagning kan du göra detta genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via e-post.
  6. Klicka på Spara när tilldelningen är enligt önskemål.

   

• Redigera/visa befintlig användarinformation

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Användare.
  2. Markera namnet på den användare du vill se användarinformationen för i i listan Användarnamn, och klicka sedan på knappen Visa/Redigera användare . OBS: Det är bara användaren själv och Portaladministratören som kan redigera informationen. Övriga kan bara läsa den.
  3. Du kan nu läsa information om andra användare samt redigera din egen information enligt anvisningarna i Mina inställningar.
  4. Spara genom att trycka på Spara.

   

• Ta bort Användare

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Användare.
  2. Markera den användare du vill ta bort i listan Användarnamn.
  3. Klick på knappen Ta bort användare . OBS: Användaren kommer att tas bort permanent från Lobbyn och alla rum.

Organisationsenheter

Om du klickar på fliken Org. enheter så kan du skapa och redigera Organisationsenheter. Dessa kommer då att synas i fliken Rum för alla användare. Du kan sedan välja vilka rum som du vill placera under vilken enhet.

• Skapa organisationsenhet

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Org. enheter.
  2. Om du vill skapa en ny organisationsenhet under en annan så markerar du först den enhet som den nya ska skapas under i listan Organisationsenheter. Vill du skapa en ny enhet på översta nivån låter du bli att markera någon av dom befintliga enheterna.
  3. Klicka på knappen Ny organisationsenhet .
  4. Skriv in det namn du vill att din nya enhet ska ha.
  5. Klicka sedan på OK och din nya enhet skapas.

  ​ 

• Redigera organisationsenhet

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Org. enheter.
  2. Markera den enhet du vill redigera i listan Organisationsenheter.
  3. Klicka på knappen för Redigera organisationsenhet .
  4. Klicka i listan Tillgängliga rum på de rum som du vill placera in under den valda organisationsenheten, De valda rummet/en hamnar då i listan Valda rum till höger. För att flytta tillbaka rummet, markera rummet och klicka på pilen mellan listorna som pekar åt vänster. OBS: Ett rum kan bara ligga under en organisationsenhet. Rum som redan är placerade under en enhet visas därför inte i listan Tillgängliga rum. Vill du flytta ett rummet från en enhet till en annan måste du därför först ta bort det från den enhet som det redan ligger under, och sedan placera in det under den nya enheten.
  5. Klicka på Spara när du är klar.

   

• Ändra ordning på organisationsenhet

  1. Välj Portaladministration  under Administration och klicka sedan på fliken Org. enheter.
  2. Markera den enhet du vill flytta i listan Organisationsenheter.
  3. Välj med Flytta uppåt eller Flytta neråt i verktygsfältet var din enhet skall flyttas. OBS: Du kan endast ändra ordningen på enheter i samma nivå på detta sätt, dvs du kan inte flytta enheter en nivå upp/ner.

   

Radera organisationsenhet