Kontakter

I Kontakter kan du lägga till en ny kontakt, redigera kontaktinformation, tilldela kontakter till kontaktgrupper och konvertera kontakter till användare, (se Användare för detaljerad information om portalanvändare). Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
Den information och de funktioner du kan se och använda är beroende av inställningen av Kontaktsynligheten.

Om Kontaktsynligheten är inställd på:

• Personlig kontakt: Endast användare som "äger" den kontakten kan redigera / radera.
• Synlig för alla användare på portalen: Användare som "äger" kontakten, portaladmin och alla rumsadmin kan redigera / radera.
• Synlig för alla användare i lobbyn: Användare som "äger" den kontakten och portaladmin kan redigera / radera.
• Synlig för alla användare i valda rum: Användare som "äger" den kontakten och portaladmin kan redigera / radera rum. Administratörer i rummet där kontakt är synlig kan redigera.

OBS: Kontaktsynligheten påverkar även om du vill använda en kontakt som en Kontaktresurs i Resursplaneringen. Du kan således inte använda en kontakt i Lobbyns resursplanering om inte kontakten är satt som synlig även i Lobbyn, eller på samma sätt ute i ett rum. Om du vill använda Kontaktresursen i hela portalen, välj då Synlig för alla användare på portalen.

Innehåll

• Kontakter
• Kontaktlistor

Kontakter

Om du väljer fliken Kontakter kan du se en lista över alla kontakter, där du även kan se mera information om varje kontakt. I denna vy kan du lägga till, redigera och radera kontakter och kontaktinformation.

Lägg till en ny kontakt

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Klicka på knappen Lägg till en kontakt i verktygsfältet.
4. Skriv in kontaktuppgifter för den nya kontakten i fönstret Lägg till kontakt. OBS: Fält markerade med * är obligatoriska.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Redigera kontaktuppgifter

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt du vill redigera genom att kryssa i kryssrutan för önskad kontakt och klicka sedan på knappen Redigera kontakt  i verktygsfältet.
4. Redigera kontaktuppgifterna.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Ta bort en kontakt

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt du vill redigera genom att kryssa i kryssrutan för önskad kontakt och klicka sedan på knappen Ta bort kontakt   i verktygsfältet.
4. Klicka Ja i fönstret som kommer upp.

Import av kontakter

Du har möjlighet att importera och exportera kontakter till din Kontaktlista. OBS: Filen måste vara i formatet *.vcf format.

Du kan bara importera en kontakt i taget.

Importera kontaktinformation

För att importera en kontakt, gör så här:

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan  .
2. Klicka på knappen Import av kontaktinformation .
3. Välj filen du vill importera genom att klicka på knappen Bläddra.
4. När du valt den fil du vill importera, klicka på knappen Skicka.

Exportera kontaktinformation

För att exportera en kontakt, gör så här:

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan  .
2. Välj den kontakt du vill exportera genom att kryssa i kryssrutan för önskad kontakt.
3. Klicka på knappen Export av kontaktinformation .
4. Ett fönster visas där du kan välja att öppna filen eller att spara filen. Beroende på vilket operativsystem och webbläsare din dator kör, får du olika frågor och fönster. Till exempel, om du i Windows 7 och Internet Explorer klickar på nedåt-pilen bredvid Spara får du möjligheten att Spara som och välja var du vill spara din fil. Välj var du vill spara *.vcf-filen.
5. Klicka på knappen Spara.

Lägg till en kontakt till en grupp

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt du vill redigera genom att kryssa i kryssrutan för önskad kontakt och klicka sedan på knappen Lägg till valda kontakter i kontaktlista i verktygsfältet.
4. Välj aktuell grupp från de definierade kontaktgrupperna i rullgardinsmenyn Kontaktlista i fönstret Lägg till valda kontakter i kontaktlista.
5. Klicka på knappen Spara.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Gör om en kontakt till en användare

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt du vill konvertera genom att kryssa i kryssrutan för önskad kontakt och klicka sedan på knappen Gör om kontakten till en användare  i verktygsfältet.
4. Välj Medlemstyp för den valda kontakten, (valet av medlemstyp styr åtkomsträttigheter i portalen).
5. Om kontakten ska vara medlem i ett eller flera rum, välj rummet / rummen från listan med tillgängliga rum, (klicka på rummetsnamn i listan med Tillgängliga rum för att välja ett rum). Om du vill ta bort ett rum från listan med Valda rum, välj rummet  i listan och klicka på pilen så hoppar rummet tillbaka i listan Tillgängliga rum.
6. Användarinformation, inklusive ett systemgenererat lösenord, kommer att skickas till den nya användaren i portalen, när du klickar på knappen Slutför. Detta lösenord kan ändras senare av användaren. Läs mer om detta i Mina inställningar. Om du inte vill meddela användaren via e-post med ett systemgenererat lösenord kan du välja att själv ange ett lösenord för den nya användaren. Detta görs genom att ta bort markeringen i rutan Meddela användaren via e-post. Ett fält visar sig där du kan ange önskat lösenord.
7. Klicka på knappen Slutför.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.

Sök kontakt

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Klicka på knappen Sök  i verktygsfältet.
4. Använd rullgardinsmenyerna för att definiera sökkriterier.
5. Lägg till en söktext / sökvärde i textfältet.
6. Klicka på knappen Lägg till.
7. Klicka på knappen Sök  i verktygsfältet.
8. Om du vill radera ett eller alla sökvilkor från listan, markera och klicka på knappen Radera i verktygsfältet.

Skicka ett SMS till en kontakt

OBS: Detta är en tilläggstjänst. Du måste köpa SMS krediter innan du kan börja använda denna tjänst. För mer information angående detta, kontakta vår säljavdelning. Du måste även ha definierat ett mobilnummer till kontaktens mobiltelefon för att kunna använda denna funktion.

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den resurs som du vill skicka ett SMS till (genom att markera kryssrutan framför önskad kontakt eller klicka på kontakten i kontaktlistan) och klicka på knappen SMS i verktygsfältet.
4. Skriv meddelandet i meddelandefältet i SMS popup-fönstret.
5. Klicka på knappen Skicka för att skicka meddelandet.

Lägg till en anteckning till en kontakt

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt där du vill lägga till en anteckning  (genom att markera kryssrutan framför önskad kontakt eller klicka på kontakten i kontaktlistan) och klicka på knappen Lägg till / ta bort anteckning längst ut till höger i kolumnen Anteckningar.
4. Klicka på knappen Lägg till anteckning i verktygsfältet, i popup-fönstret Anteckningar som kommer upp.
5. Skriv in anteckningen i meddelandefältet i popup-fönstret Anteckningar.
6. Klicka på knappen Spara för att spara anteckningen.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Redigera en anteckning

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt där du vill redigera en anteckning (genom att markera kryssrutan framför önskad kontakt eller klicka på kontakten i kontaktlistan) och klicka på knappen Lägg till / ta bort anteckning  längst ut till höger i kolumnen Anteckningar.
4. Välj den anteckning som du vill redigera (genom att markera kryssrutan framför önskad anteckning i anteckningslistan).
5. Klicka på knappen Redigera anteckning i verktygsfältet i popup-fönstret Anteckningar.
6. Redigera anteckningen i meddelandefältet, i popup-fönstret  Redigera anteckningar.
7. Klicka på knappen Uppdatera för att spara anteckningen.
8. Klicka på knappen OK för att bekräfta.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Avbryt.
 

Ta bort en anteckning

1. Välj Kontakter  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på fliken Kontakter.
3. Välj den kontakt där du vill radera en anteckning (genom att markera kryssrutan framför önskad kontakt eller klicka på kontakten i kontaktlistan) och klicka på knappen Lägg till / ta bort anteckning  längst ut till höger i kolumnen Anteckningar.
4. Välj den anteckning som du vill radera (genom att markera kryssrutan framför önskad anteckning i anteckningslistan).
5. Klicka på knappen Ta bort anteckning   i verktygsfältet i popup-fönstret Anteckningar.
6. Klicka på knappen Ja för att spara anteckningen.

Om du ångrar dina ändringar eller om du inte vill spara dina ändringar klicka på knappen Nej.

Kontaktlistor

Om du väljer fliken Kontaktlistor får du en lista med kontaktgrupper och alla kontakter som är medlemmar i grupperna. I denna vy kan du lägga till, radera, ändra kontakter och kontaktinformation. Funktionaliteten i denna vy är identisk med funktionaliteten i fliken Kontakter, se Kontakter ovan. Du når denna vy genom att välja Kontakter  under Koordinering & Samverkan  och sedan klicka på fliken Kontaktlistor.