Rättighetshanteringen i rummet sköts dels genom att Användare tilldelas olika Roller och dels genom att Grupper skapas bestående av en eller flera Användare. All rättighetshantering finns samlad under funktionen Användare under Koordinering & Samverkan . Vill du läsa mera om:
Tabellen nedan visar en sammanställning av vilka rättigheter olika roller har.
Åtgärd | Administratör | Webbredaktör | Planerare | Alla användare |
Skapa Användare | Ja | Nej | Nej | Nej |
Ta bort Användare | Ja | Nej | Nej | Nej |
Skapa, redigera och ta bort Grupper | Ja | Nej | Nej | Nej |
Redigera Roller | Ja | Nej | Nej | Nej |
Ändra Rumsinställningar | Ja | Nej | Nej | Nej |
Boka möte i rummet | Ja | Ja | Ja | Ja |
Skapa, ta bort och redigera aktivitet, underaktivitet och milstolpar | Ja | Nej | Ja | Nej |
Skapa Rapporter | Ja | Ja | Ja | Ja |
Ladda upp dokument till Dokumentarkivet | Ja | Ja | Ja | Ja |
Ladda upp bilder till Bildarkivet | Ja | Ja | Ja | Ja |
Lägga in Valutor, sätta Kurser, skapa Konton och välja Finansiella rapportörer | Ja | Nej | Nej | Nej |
Administrera Rollhantering, Kompetenshantering och Resurslista | Ja | Nej | Nej | Nej |
Administrera Kontaktlistor och Användardefinierade fält | Ja | Nej | Nej | Nej |
Skapa, redigera och ta bort Kontakter | Ja | Ja* (*dina egna kontakter) | Ja* (*dina egna kontakter) | Ja* (*dina egna kontakter) |
Administrera Tidstyper och Inskickade tidrapporter | Ja | Nej | Nej | Nej |
Skapa, redigera och ta bort Uppgifter | Ja | Ja | Ja | Ja |
Resurshantera | Ja | Nej | Ja | Nej |
Skapa, redigera och ta bort Kostnader och Intäkter | Ja | Nej | Nej | Nej |
Roller används för att återspegla olika funktioner som normalt finns i ett team. Rollerna är fördefinierade i systemet och kan således inte ändras, tas bort eller skapas av någon användare. De roller som finns definierade är (klicka på rollen för att få veta mer):
Administratör
Den eller de som tillhör rollen administratörer har alla rättigheter i ett rum eller i lobbyn. En administratör kan:
OBS! Om du är administratör i portalen kan du inte från början gå till ett rum genom att klicka i fliken Välj arbetsyta, den kommer alltid att vara tom för dem som har rollen administratör i portalen tills den användaren lagts till i ett eller flera rum.
Önskar du veta mer om användarhantering kan du läsa mer om detta under: Användare -skapa, redigera och ta bort. Vill du veta mer om grupphantering kan du läsa mer om detta under: Grupper - skapa, redigera och ta bort. I avsnittet Tilldela roller kan du läsa mer om hur användare knyts till olika roller.
Webbredaktör*
Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta under funktionen *Webbhantering (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0).
Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.
Planerare
Den användare som har rollen planerare har rätt att skapa, redigera och ta bort olika objekt i Aktivitetsplanering, som till exempel milstolpar och aktiviteter.
De användare som inte har denna roll kan endast se det resultat som de med rollen planerare åstadkommit.
Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.
Koordinator
Den som innehar rollen koordinator kan överblicka aktuell status beträffande kostnad och tid för alla rum i portalen. Underlaget för koordinatorn hämtas från funktionen Aktivitetsplanering i respektive rum.
Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.
Publikationsansvarig*
Denna roll används för att ange vilka användare som skall ha rätt att arbeta med funktionen Bibliotek* (*funktionen borttagen fr.o.m. version 2.1.0) under rubriken Dokumenthantering.
Vill du veta mer om hur användare kan tilldelas olika roller kan du läsa avsnittet Tilldela roller.
Användare är namnet på den funktion som hanterar Användare, Grupper och Roller i Lobbyn. Du kan bara lägga till, redigera och ta bort Användare, Grupper och Roller om du är Administratör i Lobbyn. Är du inte det kan du bara gå in och redigera dina egna användaruppgifter. Detta gör du genom att välja Användare under Koordinering & Samverkan . Klicka på fliken Användare, markera ditt eget namn i listan Användare och klicka sedan på knappen Visa/Redigera användare . Du kan nu redigera din användarinformation på samma sätt som för Mina inställningar.
Om du däremot är Administratör i Lobbyn kan du läsa mer om respektive del genom att klicka på någon av rubrikerna nedan:
Principen för att lägga upp en ny användare är att när denne läggs upp kommer inbjudan att skickas ut via e-post. Detta kan man dock välja att slå av om man vill. Nedan kan du läsa om hur användare skapas, redigeras och tas bort.
Skapa ny användare
Skapa ny användare från fil
Du kan även välja att skapa ett antal användare samtidigt via en textfil. Filen måste vara av formatet oformaterad text (dvs inte Word mm). I filen skriver man in alla användare med informationen i följande format och ordning:
e-post <TAB> Användarnamn <TAB> Förnamn <TAB> Efternamn <TAB> språk (en, se eller ns) <TAB> Intern/Extern (Int eller Ext) <Enter>.
Efter den sista användaren i filen ska man dock inte trycka <Enter>. För att sedan skapa användarna i filen gör du följande:
Redigera/visa befintlig användarinformation
Ta bort befintlig användare
I Lobbyn finns tre grupper fördefinierade, Interna användare,Externa användare och Läsare av lobbyns interna sidor. Dessa tre grupper kan inte tas bort. Interna användare innehåller alla dom som är registrerade användare i Lobbyn. Det innebär t.ex. att dom har tillgång till bild- och dokumentarkivet för Lobbyn, Diskussionsforum m.m. Externa användare innehåller alla dom som är registrerade användare i något rum i portalen, men inte registrerad användare i Lobbyn. Dom kommer inte åt bild- och dokumentarkivet för Lobbyn, Diskussionsforum m.m. Läsare av Lobbyns interna sidor är en grupp av användare som innehåller alla de som är registrerade enbart för att kunna ta del av Lobbyns interna sidor. De kommer inte åt någonting annat i verktyget.
Licensen är uppdelad på två olika typer, en för Interna och Externa användare, och en annan för Läsare av Lobbyns interna sidor. Alla användare måste tillhöra någon av dessa grupperna. Det betyder att om du tar bort en användare från gruppen Interna användare så kommer den användaren istället att hamna i gruppen Externa användare och vice versa.
Dessutom kan du skapa egna grupper i Lobbyn på samma sätt som i rummen. Detta innebär emellertid inte att man bara kan tillhöra en ny grupp som man själv har skapat, man måste också tillhöra antingen Interna användare eller Externa användare. Nya grupper som man skapar kan bara innehålla användare från Interna användare.
OBS: Grupperna du skapar är specifika för varje rum. Du måste skapa dina egna grupper i varje rum. De fördefinierade grupperna Interna användare och Externa användare är dock statiska.
Roller används för att styra vem som kan/får göra vad i portalen. En roll är en koppling på individnivå (användarnivå) till vad användaren har rätt att göra och är fristående från vilken grupp denna användare tillhör.
Du kan läsa mer om dessa i avsnittet Introduktion till roller.
Det är endast den som har rollen Administratör som har möjlighet att tilldela roller. Alla roller tilldelas på samma sätt oavsett rollens namn:
Autentiseringsmetod
Autentiseringsmetod (Aut. metod) är något som sätts upp av systemadministratören. Vanliga användare, rumsadministratörer eller portaladministratörer kan inte ändra inställningarna för detta. Däremot kan samtliga dessa ta del av hur olika användare autentiserar sig. Typiska autentiseringsmetoder är LDAP eller Active Directory.