Samverkande Projekthantering

Samverkande Projekthantering är uppbyggt kring och baserat på aktiv delaktighet och engagemang från alla medlemmar i ett projekt, när det gäller både planering och deltagande, och kopplar in var och en genom projekthantering, kommunikation och delar och moduler för samarbete. Hanteringen av ett projekt faller inte enbart på ledare, utan är en viktig uppgift för alla projektmedlemmar.

För att arbeta på ett effektivt sätt inför samverkande projekthantering nedbrytning av projekten i två mindre delar vilka delas ut till projektmedlemmar på de avdelningar som aktivt deltar i projektet. De nedbrutna planerna eller delplanerna kan anslutas till varandra och synkroniseras för att få med de olika aktörerna i systemet så att varje medlem är väl medveten om det gemensamma syftet med projektet.

För att samverkande projekthantering ska fungera bra är det nödvändigt att ha en central databas som kan tillhandahålla planeringsdata och relevant information till alla projektmedlemmar var de än befinner sig. Samarbete och kommunikation mellan projektmedlemmar låter dem fånga upp, mäta och identifiera eventuella flaskhalsar i samband med sina projekt.

Baserat mer än ett decenniums erfarenhet av samarbete och projektledning fungerar ProjectCoordinator enligt samma princip som ligger till grund för Samverkande Projekthantering. De viktigaste komponenterna inbegriper: 

• En enda installation och databas
• Enkel åtkomst via webbgränssnitt, var som helst ifrån
• Projekt-/avdelningsspecifika rum med projektplaner och andra delar
• Tillgång till olika projektplaner och resurser, baserat på rättigheter
• Samlad överblick över olika projekt
• Uppdatering och korrigering av planer via webben eller genom iPhone
• Fullfjädrad Resurshantering med roller, vy över nyttjande och fördelning av uppgifter
• Noggrann uppföljning av kostnader kopplade till aktiviteter och projekt
• Bifoga dokument och diskussioner till enskilda aktiviteter
• Kommunikation genom integrerad e-post, diskussionsforum och arbetsflödesrapporter

Nedanstående bild visar ett exempel på ett scenario där ProjectCoordinator skulle kunna bidra till Samverkande Projekthantering.

Som bilden förklarar, kan lobbyn betraktas som paraplyorganisation, där du kan se den samlade statusen för de olika projekten, meddelanden från olika rum osv. Under lobbyn kan du kategorisera olika rum/projekt enligt den organisatoriska enheten. Man kan säga att ”Organisatoriska enheter” hjälper till att samla olika interna och externa avdelningar/rum/projekt.

I detta specifika scenario befinner sig företagets personella resurs och kunden på geografiskt åtskilda platser. Baserat på deras roll de kan få tillgång till olika projekt och tillhörande delar. Till exempel kan programmeraren ha sina interna projektaktiviteter i produktionsrummet, och han kommer även att ha tillgång till projektaktiviteterna i kundrummet. Han kan uppdatera de dagliga/veckovisa aktiviteternas status i både den interna planen och i kundens plan. Kunden kan logga in och se senaste status i sitt rum. Om det finns fördröjning av granskning från hans sida, kan han alltid uppdatera granskningsaktiviteten med den nya tidpunkten, och därigenom flytta fram sluttiden. Kunden kan bifoga relevanta dokument eller specifikationer till specifika aktiviteter.

Personella resurser kan enkelt uppdatera vilken faktisk tid som de lägger på varje aktivitet, via webbgränssnittet eller via iPhone-applikation.

Förutom projektledningsfunktionerna innehåller varje rum andra delar som visas på bilden nedan. Ett exempel; Om en personell resurs uppdaterar ett dokument som är en funktionsspecifikation som behöver granskas av kunden, kan han ladda upp dokumentet och konfigurera ett arbetsflöde för granskning och godkännande som meddelar kunden om dokumentet och om behovet av granskning och godkännande.

Med alla ovanstående delar och beroendefunktioner under var och en av dem, är ProjectCoordinator den perfekta programvaran för Samverkande Projekthantering för organisationer som söker aktivt samarbete inom sina projektaktiviteter.

Vem kan ha nytta av Samverkande Projekthantering?

• Företag med avdelningar, kontor och kunder spridda över hela världen
• Perfekt för IT-företag som har flera projekt och kunder över hela världen
• Företag som arbetar med konstruktion och utveckling av komplexa produkter
• EU-projekt, t ex FP7-projekt där flera partners arbetar från olika länder med egna tidsscheman och leveranstidpunkter.