Rapporter

Innehåll

• Rapporter i Lobbyn
• Rapporter i Rummet

Rapporter i Lobbyn

OBS: Vilka rapporter du ser skiljer sig beroende på vilken roll din användare har.

Du aktiverar rapporterna genom att välja Rapporter i verktygsfältet. Där kan du välja en av de rapporter som är kopplade till den funktion du för tillfället jobbar i. Du kan även välja Fler val... för att se de andra rapporterna som finns tillgängliga. Väljer du Visa alla... så aktiveras ett rapportfönster och du ges möjlighet att välja vilken typ av rapport du vill titta på. Gemensamt för samtliga rapporter är att du har möjlighet att skriva ut dessa genom att klicka på Skriv ut längst ned i den valda rapporten. I de flesta rapporter kan du även Exportera till Excel och Exportera till PDF. Följande rapporter kan du välja mellan:

• Gantt-schema
  Gantt-schemarapporten visar dina projektaktiviteter i ett Gantt-schema. I denna rapport kan du välja att fokusera på olika tidsperioder i projektet. Detta gör du genom att välja datum i fälten högst upp i rapporten. Du kan även filtrera aktiviteterna efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter. Har du ändrat tidsspann så visas det också på de aktiviteter du valt genom att de får en tagg i början alt. slutet av aktiviteten där den skär det valda datumet. Om du vill återgå till att visa hela projektperioden och alla projektaktiviteter så trycker du bara på knappen Hela projektet längst upp till vänster. Du har också möjlighet att ändra visnings/utskriftsformat till A4 eller A3 (Max är förvalt) genom att klicka i rutan för detta val högst upp på sidan.

• Gantt-schema med status
  Denna Ganttrapport visar dina projektaktiviteter i ett Gantt-schema, men med den skillnaden att dina aktiviteters färdigställandegrad representeras som ett blått fält inom den representerade aktiviteten. Du kan även i denna rapport välja att fokusera på olika tidsperioder i projektet. Detta gör du genom att välja datum i fälten högst upp i verktyget. Du kan även här filtrera aktiviteterna efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter. Även här kan du ändra visnings/utskriftsformat till A4 eller A3 (Max är förvalt) samt använda knappen Hela projektet.

• Arbetsytosammanfattning
  Arbetsytosammanfattning listar övergripande planeringsdata som start- och slutdatum, kostnader för personer och materiella resurser, aktiviteter och lobbymedlemmar. Denna rapport ger en bra summering och överblick av ditt projekt.
• Portföljsammanfattningen (*borttagen fr.o.m. version 3.1.0)
  Portföljsammanfattningen listar övergripande planeringsdata som start och slutdatum, kostnader för personer och materiella resurser, aktiviteter och lobbymedlemmar. Denna rapport ger en bra summering och överblick av ditt projekt. OBS: *Från och med version 3.1.0 kan du anpassa sidan för utskrift genom att klicka på "Öppna för utskrift” och skriva ut.
• Aktivitetslista
  Aktivitetslistan påminner mycket om din vanliga aktivitetslista i Aktivitetsplaneringen som du öppnar och redigerar projektaktiviteter i, men du har inga redigeringsmöjligheter här. Dock kan du liksom i Ganttrapporterna sätta fokus på olika tidsperioder genom att välja datum i fälten högst upp i verktyget och filtrera dina aktiviteter efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter.
• Resursnyttjande
  Rapporten Resursnyttjande visar fördelningen av allokerad tid. Du kan också se Belagd tid, Arbetstid, Tillgänglig tid och Beläggnings % för resursen/erna. OBS: Denna rapport kan vara mycket användbar om du vill se fördelningen mellan resurserna. Till exempel för att se vilken resurs som kan tilldelas mera tid. Du kan också välja att filtrera din rapport på flera sätt beroende på vilken information du vill se. Rapporten kan generaras för hela portalen, individuella organisationsenheter eller till och med för individuella projekt, grupper eller användare.
• Belagda aktiviteter per resurs
  Denna rapport visar de tilldelade aktiviteterna per resurs för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för att visa information för en vald användare, filtrerat på Dag, Vecka eller Månad.
• Belagda aktiviteter per enhet och resurs
  Rapporten visar de tilldelade aktiviteterna per enhet och resurs för den valda tidsperioden. Du kan även se Startdatum, Stoppdatum, Projekt, Aktivteter, Planerad tid och Rapporterad tid för resursen/erna. Rapporten kan genereras för hela portalen, individuella organisationsenheter eller till och med för individuella projekt, grupper eller användare.

• Kontakter
  Här kan du se en kontaktrapport med alla rumsmedlemmars (Användare) kontaktinformation. Informationen hämtas från kontaktinformationen i användarnas personliga inställningar. Du kan välja vilket rum du vill se kontaktrapporten för i rullgardinsmenyn där man genererar rapporterna och sedan klicka på knappen Skapa rapport. Om du istället vill se kontaktrapporten för hela portalen så väljer du namnet på Lobbyn (portalens namn) i rullgardinsmenyn istället. Du kan också i den första rullgardinsmenyn välja att se Kontakter på samma sätt.

• Senaste inloggningar (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport. Den visar när användarna i portalen loggade in senast. Man kan välja att filtrera rapporten på ett antal olika inloggningsperioder. Man kan även välja sorteringsordning i rapporten på Förnamn, Efternamn, E-post, Senaste inloggning och Registreringsdatum.

• Statussammanställning per rum (endast Administratör samt Koordinator i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör eller Koordinator i Lobbyn kan se denna rapport. Den visar vilken status respektive rum har. Om man klickar i rutan Expanderad visning så ser man även historiken för statusen med tillhörande kommentarer. Klickar man ur rutan så ser man bara aktuell status för respektive rum. Om ingen status har angetts för ett rum står det Aktuell status: Okänd.

• Dokumentstruktur (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport. Den visar hur dokumentstrukturen ser ut i arkivet samt hur mycket plats varje fil, katalog etc. tar i anspråk. Man kan även se hur många versioner det finns av varje fil. Om man klickar i rutan Expanderad visning så ser man alla kataloger och alla filer. Klickar man ur rutan och klickar på Uppdatera ser man bara katalogerna. I rullgardinsmenyn längst upp kan du välja vilket rum du vill se arkivrapporten för. Om du istället vill se arkivrapporten för hela portalen (dvs Lobbyn plus alla rum) så väljer du namnet på Lobbyn (portalens namn) i rullgardinsmenyn istället. Arkivrapporten visar endast strukturen som finns under Dokument och Bilder i rummen och i Lobbyn, dvs ej Mina dokument och Mina bilder.

• Lagringsnyttjande
  Rapporten är en sammanfattning över använt lagringsutrymme för olika användare och rum i portalen. I rummens lagringsutrymme räknas Dokument och Bilder in.

• Intäkter (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade intäkter, faktiska intäkter och resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Kostnader (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade kostnader, faktiska kostnader och resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Budget (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade intäkter, budgeterade kostnader och budgeterat resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Likviditet (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Rapporten visar faktiska intäkter, faktiska kostnader, resultat och ackumulerat resultat för perioden både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Tabell med intäkter/kostnader (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Visar samtliga budgeterade/faktiska intäkter och/eller kostnader för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen eller för enskilda projekt. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Tid
  • Alla användare.
    Visar din egen tidrapport.
  • Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport och använda den för alla användare.
    Visar en tidrapport för en vald användare, alla användare, en utvald aktivitet, alla aktiviteter, ett utvalt projekt eller alla projekt för den valda tidsperioden.

• Löneunderlag (endast Administratör i Lobbyn)
  Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport.
  Visar den av användarna rapporterade tiden, med informationen filtrerad för en utvald användare eller alla användare via ett projekt/organisationsenhet/grupp eller alla projekt/organisationsenheter/grupper för den valda tidsperioden.
• Uppgifter
  Rapporten med Uppgifter påminner mycket om den vanliga listan med uppgifter där du öppnar och redigerar projektets uppgifter, men inga redigeringsmöjligheter finns här. Du kan i rullgardinslisten längst upp i rapporten filtrera uppgifterna efter Uppgifter, Gruppering och Användare.
• Resursallokering per person
  Denna rapport visar resursallokering per person för den valda tidsperioden. Du kan se resursallokeringen antingen i Procent eller Timmar för resursen/erna. Rapporten kan genereras för hela portalen, individuella projekt, grupper och användare. Den kan också filtreras på Dag, Vecka eller Månad. Du kan göra dina val av filtrering i rullgardinsmenyn längst upp i rapporten, och därefter klicka på knappen Skapa rapport för att visa resultatet.
• Resursallokering per enhet
  Denna rapport visar resursallokering per enhet för den valda tidsperioden. Du kan se resursallokeringen antingen i Procent eller Timmar för enheten/erna. Rapporten kan genereras för hela portalen, individuella projekt, grupper och användare. Den kan också filtreras på Dag, Vecka eller Månad. Du kan göra dina val av filtrering i rullgardinsmenyn längst upp i rapporten, och därefter klicka på knappen Skapa rapport för att visa resultatet.
• Resurser - budget, allokering, kapacitet & utfall
  Rapporten visar resultatet mellan de fyra parametrarna: Beräknad tid, Belagd tid, Tillgänglig tid och Rapporterad tid beroende på val av filtrering, både i tabellform och grafik för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, individuella projekt, grupper och användare. Den kan också filtreras på Dag, Vecka eller Månad. Du kan göra dina val av filtrering i rullgardinsmenyn längst upp i rapporten, och därefter klicka på knappen Skapa rapport för att visa resultatet.

Rapporter i Rummet

OBS: Vilka rapporter du ser skiljer sig beroende på vilken roll din användare har.

Du aktiverar rapporterna genom att välja Rapporter i verktygsfältet. Där kan du välja en av de rapporter som är kopplade till den funktion du för tillfället jobbar i. Du kan även välja Fler val... för att se de andra rapporterna som finns tillgängliga. Väljer du Visa alla... så aktiveras ett rapportfönster och du ges möjlighet att välja vilken typ av rapport du vill titta på. Gemensamt för samtliga rapporter är att du har möjlighet att skriva ut dessa genom att klicka på Skriv ut längst ned i den valda rapporten. I de flesta rapporter kan du även Exportera till Excel och Exportera till PDF. Följande rapporter kan du välja mellan:

• Gantt-schema
  Gantt-schemarapporten visar dina projektaktiviteter i ett Gantt-schema. I denna rapport kan du välja att fokusera på olika tidsperioder i projektet. Detta gör du genom att välja datum i fälten högst upp i rapporten. Du kan även filtrera aktiviteterna efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter. Har du ändrat tidsspann så visas det också på de aktiviteter du valt genom att de får en tagg i början alt. slutet av aktiviteten där den skär det valda datumet. Om du vill återgå till att visa hela projektperioden och alla projektaktiviteter så trycker du bara på knappen Hela projektet längst upp till vänster. Du har också möjlighet att ändra visnings/utskriftsformat till A4 eller A3 (Max är förvalt) genom att klicka i rutan för detta val högst upp på sidan.

• Gantt-schema med status
  Denna Ganttrapport visar dina projektaktiviteter i ett Gantt-schema, men med den skillnaden att dina aktiviteters färdigställandegrad representeras som ett blått fält inom den representerade aktiviteten. Du kan även i denna rapport välja att fokusera på olika tidsperioder i projektet. Detta gör du genom att välja datum i fälten högst upp i verktyget. Du kan även här filtrera aktiviteterna efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter. Även här kan du ändra visnings/utskriftsformat till A4 eller A3 (Max är förvalt) samt använda knappen Hela projektet.

• Arbetsytosammanfattning
  Arbetsytosammanfattning listar övergripande planeringsdata som start- och slutdatum, kostnader för personer och materiella resurser, aktiviteter och lobbymedlemmar. Denna rapport ger en bra summering och överblick av ditt projekt.

• Aktivitetslista
  Aktivitetslistan påminner mycket om din vanliga aktivitetslista i Aktivitetsplaneringen som du öppnar och redigerar projektaktiviteter i, men du har inga redigeringsmöjligheter här. Dock kan du liksom i Ganttrapporterna sätta fokus på olika tidsperioder genom att välja datum i fälten högst upp i verktyget och filtrera dina aktiviteter efter Påbörjade, Ej påbörjade, Avslutade, Ej avslutade och Alla aktiviteter.

• Resursnyttjande
  Rapporten Resursnyttjande visar fördelningen av allokerad tid. Du kan också se Belagd tid, Arbetstid, Tillgänglig tid och Beläggnings % för resursen/erna. OBS: Denna rapport kan vara mycket användbar om du vill se fördelningen mellan resurserna. Till exempel för att se vilken resurs som kan tilldelas mera tid. Du kan också välja att filtrera din rapport på flera sätt beroende på vilken information du vill se. Rapporten kan generaras för hela portalen, individuella organisationsenheter eller till och med för individuella projekt, grupper eller användare.

• Kontakter
  Här kan du se en kontaktrapport med alla rumsmedlemmars (Användare) kontaktinformation. Informationen hämtas från kontaktinformationen i användarnas personliga inställningar. Du kan välja vilket rum du vill se kontaktrapporten för i rullgardinsmenyn där man genererar rapporterna och sedan klicka på knappen Skapa rapport. Om du istället vill se kontaktrapporten för hela portalen så väljer du namnet på Lobbyn (portalens namn) i rullgardinsmenyn istället. Du kan också i den första rullgardinsmenyn välja att se Kontakter på samma sätt.

• Dokumentstruktur (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport. Den visar hur dokumentstrukturen ser ut i arkivet samt hur mycket plats varje fil, katalog etc. tar i anspråk. Man kan även se hur många versioner det finns av varje fil. Om man klickar i rutan Expanderad visning så ser man alla kataloger och alla filer. Klickar man ur rutan och klickar på Uppdatera ser man bara katalogerna. Arkivrapporten visar endast strukturen som finns under Dokument och Bilder i rummen och i Lobbyn, dvs ej Mina dokument och Mina bilder.

• Intäkter (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade intäkter, faktiska intäkter och resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Kostnader (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade kostnader, faktiska kostnader och resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Budget (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport.
  Rapporten visar budgeterade intäkter, budgeterade kostnader och budgeterat resultat, både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Likviditet (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport.
  Rapporten visar faktiska intäkter, faktiska kostnader, resultat och ackumulerat resultat för perioden både i tabellform och grafiskt för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen, enskilda projekt eller till och med för enskilda aktiviteter och konton. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Tabell med intäkter/kostnader (endast Administratör i rummet)
  Den/de som innehar rollen Administratör i rummet/projektet kan se denna rapport.
  Visar samtliga budgeterade/faktiska intäkter och/eller kostnader för den valda tidsperioden. Rapporten kan genereras för hela portalen eller för enskilda projekt. Rapporten kan även genereras i olika valutor.

• Tid
  • Alla användare.
    Visar din egen tidrapport.
  • Den/de som innehar rollen Administratör i Lobbyn kan se denna rapport och använda den för alla användare.
    Visar en tidrapport för en vald användare, alla användare, en utvald aktivitet, alla aktiviteter, ett utvalt projekt eller alla projekt för den valda tidsperioden.

OBS: Du kan läsa mer om innehållet och funktioner i varje rapport, i dokumentet här.