Kalender

 

Innehåll

 

• Vanliga kalenderfunktioner
• Kalender i rummet/lobbyn
• Ändra visningsperiod

 

Vanliga kalenderfunktioner

 

Det finns tre kalendrar att välja mellan, Kalender i rum, Kalender i Lobby och Min kalender. Gemensamt för kalendervyerna är hur de ändras och hur dina möten visas. Mötena i kalendrarna visas också i olika färger beroende på typ och status. (Kalender i rummet, Kalender i lobbyn and Min Kalender)

• Privata möten visas i röd färg, (bara synliga i Min kalender).
• Lobbymöten/Projektmöten visas i blå färg.

Om du vill ha mötesinformationen angående ett redan befintligt möte sänt till dig i Outlook-format, utan att det skickas ut någon inbjudan, öppna möteskalendern och klicka först på Månadsvy och sedan på önskat möte. Sedan klickar du på knappen Exportera till outlook.

 

Kalender i rummet/lobbyn

 

Beskrivningen i hjälpen för Kalender är densamma för rum och lobby, varför benämningen rum/lobby används i beskrivningen.

Du kan i Kalender i ett rum/lobby få en snabb överblick över alla möten i rummet/lobbyn, och detta presenteras på ett sätt som påminner om Microsoft® Outlook™.

Boka ett nytt möte

1. Att boka ett nytt möte:
   • Gå till Kalender genom att välja Kalender  under Koordinering & Samverkan . Först väljer du dag genom att klicka på önskat datum i kalendern till vänster, och sedan välja Starttid genom att klicka på önskad starttid i listan till höger.
2. Nu kan du skriva in information i de tre flikarna Allmänt, Deltagare och Länkar som du hittar längst upp i fönstret. Du behöver inte skriva in information i alla flikar för att boka ett möte, men om du vill skriva in information, här är en beskrivning av hur du gör:
   • Allmänt
     1. Fyll i rubrik i rutan Rubrik och plats i rutan Plats.
     2. Välj startdatum och slutdatum genom att klicka på knapparna till höger om rutorna Startdatum och Slutdatum och sedan klicka på önskat datum i kalendern.
     3. Välj Starttid och Sluttid genom att välja värden i rutorna.
     4. Om du vill kan du skapa ett återkommande möte genom att göra så här:
        1. Klicka på knappen Återkommande .
        2. Välj vilket mönster ditt återkommande möte skall ha:

• 1 gång/dag

Klicka i rutan 1 gång/dag. Välj om du vill boka mötena Varje veckodag (Måndag - Fredag) eller Alla dagar (Måndag - Söndag) genom att markera respektive ruta.

• 1 gång/vecka

Klicka i rutan 1 gång/vecka. Välj vilka dagar du vill lägga till i mönstret genom att markera respektive rutor.

• Månatligen

Klicka i rutan Månatligen. Välj vilken veckodag (Måndag - Söndag) samt vilken av dagarna i månaden (1:a, 2;a, 3:e, 4:e eller sista).

3. Välj startdatum och slutdatum för mönstret genom att klicka på knapparna till höger om rutorna Startdatum och Slutdatum och sedan klicka på önskat datum i kalendern. Observera att detta startdatum och slutdatum inte är desamma som de tidigare valda (se punkt 2. ovan).
4. Klicka på knappen Ok när du är klar.
5. Välj mötestyp i fältet Typ (Lobbymöte/Möte för rum eller Privat möte).
6. Skriv in en beskrivning av mötet i rutan Mötesbeskrivning.

• Deltagare

1. Klick på fliken Deltagare.
2. Välj vem som ska vara sammankallande för mötet i rutan Sammankallande.
3. Om du vill lägga till en redan befintlig medlem till mötet, gör du följande:
   1. Under rubriken Tillgängliga användare/grupper kan du välja vilka medlemmar du vill lägga till genom att klicka på deras namn i listan Tillgängliga användare/grupper. Tillagda användare syns då i listan Medlemmar.
   2. Klicka på knappen Lägg till så läggs användaren till i listan Mötesdeltagare längst ned i fönstret.
4. Om du vill bjuda in externa deltagare, gör då så här:
   1. Under Externa deltagare, fyll i namn i fälten Förnamn och Efternamn.
   2. Fyll i e-postadress i fältet E-post.
   3. Klicka på knappen Lägg till och deltagaren läggs till i listan Mötesdeltagare längst ned i fönstret.
5. Om du bokar ett privat möte kan du däremot INTE bjuda in andra användare.
6. Om du inte vill att en mötesinbjudan via e-post ska skickas ut till deltagarna, klickar du bara i rutan Skicka inte inbjudan via e-post. Nu kommer ingen av deltagarna att få någon inbjudan till mötet via e-post.

• Länkar

1. Klicka på fliken Länkar.
2. Om du vill lägga till en länk till dokument, bilder och filer som finns inne i rummet/lobbyn, gör du så här:
   1. Klicka på det önskade objektet. När du gjort ditt val flyttas data till länk och namnfälten.
   2. Spara din länk genom att klicka på Lägg till.
3. Om du vill lägga till en länk till någonting utanför rummet/lobbyn, gör du istället så här:
   1. Skriv in adressen till sidan, objektet etc. som du vill skapa en länk till i fältet Länk.
   2. Fyll i namnet på länken i fältet Namn.
   3. Spara din länk genom att klicka på Lägg till.

Bilder/dokument som länkas till mötet bifogas även som länkar i inbjudningsmailet.

Länkvyn ser olika ut beroende på om mötet är ett möte för rummet eller ett privat möte och innehållet varierar därför beroende på vilken typ av möte det är.

3. Klicka på knappen Spara för att spara mötet och skicka ut inbjudningar.

 

Redigera ett möte

1. Välj Kalender  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på dagen för mötet i kalendern till vänster i det lilla kalenderfönstret och klicka sedan på önskat möte i kalendervyn till höger i huvudfönstret.
3. Använd höger musknapp för att öppna en meny, (högerklicka på önskat möte för att öppna menyn).
4. Välj sedan Redigera möte från menyn för att öppna fönstret Redigera möte.
5. Nu kan du ändra eller uppdatera mötesinformationen, (se beskrivning för Boka ett nytt möte ovan för detaljerad information).
6. Klicka på knappen Spara för att spara ditt möte när du är klar med dina ändringar, och för att skicka ut ett e-mail att mötet är ändrat (om du ångrar dina ändringar, klicka på knappen Avbryt).

 

Ta bort ett möte

Ta bort möten kan göras på två sätt:

Alternativ 1

1. Välj Kalender  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på dagen för mötet i kalendern till vänster i det lilla kalenderfönstret och klicka sedan på det möte du vill ta bort i kalendervyn till höger i huvudfönstret.
3. Använd höger musknapp för att öppna en meny, (högerklicka på önskat möte för att öppna menyn).
4. Välj Ta bort möte från menyn för att ta bort mötet.
5. För att ta bort mötet och bekräfta ditt val klicka på knappen Ja i fönstret Bekräfta som visas, (om du ångrar dig klicka på knappen Nej).

OBS! Samtliga mötesdeltagare kommer att få ett meddelande om detta via e-post.

Alternativ 2

1. Välj Kalender  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på dagen för mötet i kalendern till vänster i det lilla kalenderfönstret och klicka sedan på det möte du vill ta bort i kalendervyn till höger i huvudfönstret.
3. Använd höger musknapp för att öppna en meny, (högerklicka på önskat möte för att öppna menyn).
4. Välj Redigera möte från menyn för att öppna fönstret Redigera möte.
5. Klicka på knappen Ta bort för att ta bort mötet, (om du ångrar dig klicka på knappen Avbryt).
6. För att ta bort mötet och bekräfta ditt val klicka på knappen Ja i fönstret Bekräfta som visas, (om du ångrar dig klickar du på knappen Nej).

OBS! Samtliga mötesdeltagare kommer att få ett meddelande om detta via e-post.
 

Exportera till Outlook

Om man väljer att skicka ut en inbjudan via e-post, så finns det bifogad där en kalenderfil som man kan spara direkt till Outlook. Om man inte har skickat ut någon inbjudan via e-post, eller om man inte har kvar e-postmeddelandet, så kan man välja att själv exportera informationen till sin e-post på följande sätt:

1. Välj Kalender  under Koordinering & Samverkan .
2. Klicka på knappen Månadsvy.
3. Klicka på dagen för mötet i kalendern till vänster i det lilla kalenderfönstret och klicka sedan på mötet i kalendervyn till höger i huvudfönstret.
4. Klicka på knappen   Exportera till Outlook i fönstret Förhandsgranska som visas.
5. Välj hur du vill exportera mötet. Genom att klicka på knappan Öppna kan du välja att öppna eller spara *.vcs-filen för att skapa ett möte i Outlook.

 

Skapa en mötesförfrågan

Du kan skapa en mötesförfrågan med valda tider och deltagare. Varje deltagare får då ett mail där de kan klicka på en länk och svara på vilka tider de kan komma eller ej. När alla deltagare har svarat på en förfrågan får den som begärt mötet ett mail som talar om att alla har svarat. Han/Hon kan då gå in och titta på vad alla har svarat och utifrån det skapa ett möte.

1. Klicka på knappen Skapa mötesförfrågan  i verktygsfältet.
2. Nu kan du mata in information i de två flikarna Allmänt och Deltagare som du hittar högst upp i fönstret. Här kommer en beskrivning av hur du matar in information:
   • Allmänt
     1. Fyll i rubrik i rutan Rubrik och plats i rutan Plats.
     2. Skriv in en beskrivning av mötet i rutan Mötesbeskrivning.
     3. Lägg till de mötestider du vill begära möten på genom att välja Startdatum, Slutdatum, Starttid och Sluttid i rutorna och sedan klicka på knappen Lägg till. Tiden läggs då till i listan Valda tider längst ner i fönstret.
   • Deltagare
     1. Klicka på fliken Deltagare.
     2. Om du vill lägga till en redan befintlig medlem till din mötesförfrågan, gör du följande:
        1. Under fliken Deltagare kan du välja vilka medlemmar du vill lägga till genom att klicka på deras namn i listan Tillgängliga användare/grupper. De dyker då också upp i listan Medlemmar  i rutan till höger.
        2. Klicka på knappen Lägg till och användaren läggs till i listan Mötesdeltagare längst ned i fönstret.
     3. Om du vill skicka förfrågan till en extern deltagare, gör du istället följande:
        1. Fyll i namnet i fälten Förnamn och Efternamn under rubriken Externa deltagare.
        2. Fyll i e-postadressen i rutan E-post.
        3. Klicka på knappen Lägg till och användaren läggs till i listan Mötesdeltagare längst ned i fönstret.
3. Klicka på knappen Spara för att skicka ut din mötesförfrågan.

Svara på en mötesförfrågan

1. När du vill svara på en mötesförfrågan kan detta initieras på följande två sätt:
   1. Klicka på länken i det mail som du fick med mötesförfrågan.
   2. Välj Visa mötesförfrågningar i rutan under verktysfältet där man sorterar möten. Klicka sedan på den mötesfrågan som du vill svara på i listan.
2. Välj vilka tider som passar för mötet genom att klicka i rutorna framför de tidpunkterna.
3. Om ingen tidpunkt passar klickar du istället i rutan Ingen av de föreslagna tiderna passar.
4. Klicka på knappen Spara när du är klar.

 

Boka ett möte baserat på en mötesförfrågan

1. Klicka på knappen Visa mötesförfrågningar i rutan under verktygsfältet där man sorterar möten. Klicka sedan på den mötesförfrågan som du vill boka ett möte baserat på.
2. Klicka sedan på den mötesförfrågan som du vill boka ett möte baserat på mötesförfrågningar.
3. Välj vilken tid som passar bäst för mötet genom att klicka i rutan under den tid som passar bäst för alla deltagare.
4. Klicka sedan på knappen Boka möte. All information och alla deltagare lyfts nu in i rutan för mötesbokningar.
5. Vill du redigera/lägga till information för mötet så kan du givetvis göra det.
6. Klicka på Spara för att boka ditt möte.

 

Redigera en mötesförfrågan (gäller Admin eller om du har skapat mötesförfrågan)

1. Klicka på knappen Visa mötesförfrågningar i rutan under verktygsfältet där man sorterar möten.
2. Klicka på knappen Redigera.
3. Nu kan du redigera/lägga till information för mötet.
4. Klicka på knappen Spara när du är klar, (om du ångrar ändringarna klickar du på knappen Avbryt).

 

Ta bort en mötesförfrågan (gäller Admin eller om du har skapat mötesförfrågan)

1. Klicka på knappen Visa mötesförfrågningar i rutan under verktygsfältet där man sorterar möten.
2. Klicka på knappen Redigera.
3. Klicka på knappen Ta bort, (om du ångrar ändringarna klickar du på knappen Avbryt).
4. För att ta bort mötet och bekräfta ditt val klicka på knappen Ja i fönstret Bekräfta som visas, (om du ångrar dig klickar du på knappen Nej).

 

Ändra visningsvy

 

Ändra visningsvy till att visa dagens datum

1. Om du ändrat till att visa en annan dag, vecka eller månad och vill återgå till att visa dagens datum, klicka på knappen Idag i verktygsfältet för att visa dagens datum.
   1. I Dagvy, ändras kalendern till höger till att visa aktuell dag, (aktuell dag visas i gul färg).
   2. I Veckovy, ändras kalendern till höger till att visa aktuell vecka och att inkludera aktuell dag, (aktuell dag visas i gul färg).
   3. I Månadsvy, ändras kalendern till höger till att visa aktuell månad och att inkludera aktuell dag, (aktuell dag visas i gul färg).

 

Ändra visningsvy till att visa,  Dagvy

1. Klicka på knappen Dagvy i verktygsfältet.
2. Ändra dag:
   1. Använd knappen  för att stega framåt en dag.
   2. Använd knappen  för att stega bakåt en dag.

 

Ändra visningsvy till att visa,  Veckovy

1. Klicka på knappen Veckovy i verktygsfältet.
2. Ändra vecka:
   1. Använd knappen   för att stega framåt en vecka.
   2. Använd knappen   för att stega bakåt en vecka.

 

Ändra visningsvy till att visa,  Månadsvy

1. Klicka på knappen Månadsvy i verktygsfältet.
2. Ändra månad:
   1. Använd knappen   för att stega framåt en månad.
   2. Använd knappen   för att stega bakåt en månad.

 

Söka efter ett möte

1. Klicka i Sökfältet och definiera sökvillkoren för att hitta ett specifikt möte.
2. Klicka på knappen  för att starta sökningen. Du kan gruppera om listan och även se återstående tid tills mötet äger rum.